Die richtige CAFM-Software finden: Kosten, Kriterien und häufige Fehler

Die richtige CAFM-Software wird Ihren Gebäudebetrieb revolutionieren. Angesichts eines unübersichtlichen Marktes und komplexer Anforderungen stellt sich jedoch die Frage: Wie finden wir ein passendes CAFM-System, das wirklich zu unseren Prozessen passt?

Die Antwort darauf finden Sie nicht in einer langen Feature-Liste, sondern in einem strategischen und strukturierten Vorgehen. Unser Beitrag führt Sie Schritt für Schritt durch alle entscheidenden Phasen – beginnend mit der internen Bedarfsanalyse über die kluge Anbieterauswahl hin zur Vermeidung der häufigsten Fehler.

Das Wichtigste zusammengefasst

• Vorbereitung und Bedarfsanalyse: Bilden Sie ein internes, abteilungsübergreifendes Team und erstellen Sie ein detailliertes Lastenheft, das Ihre genauen Anforderungen und Ziele definiert.
• Strategische Verankerung im Unternehmen: Behandeln Sie eine CAFM-Einführung nicht als reines IT-Projekt, sondern als ein tiefgreifendes Veränderungsprojekt, das von der Geschäftsführung getragen und von den Fachabteilungen geleitet werden muss.
• Strukturierte Anbieterauswahl: Suchen Sie gezielt nach Anbietern, die zu Ihrem Lastenheft passen. Prüfen Sie Referenzen und achten Sie auf anerkannte Zertifizierungen.
• Wirtschaftlichkeit im Blick behalten: Betrachten Sie nicht nur die Lizenzgebühren, sondern die gesamten Kosten über den Lebenszyklus, einschließlich Implementierung, Schulung und Wartung.
• Betreiberverantwortung: Die Verpflichtung zur Einhaltung der Eigentümer- und Betreiberverantwortung ist oftmals der Treiber zur Beschaffung einer CAFM-Software.
• Häufige Fehler vermeiden: Setzen Sie auf eine zukunftsfähige Lösung, sorgen Sie für eine hohe Datenqualität und beziehen Sie zukünftige Anwender frühzeitig mit ein.

Die richtige CAFM-Software finden

Eine erfolgreiche CAFM-Einführung ist das Ergebnis eines strukturierten und gut geplanten Prozesses. Anstatt sich von Anbieterpräsentationen leiten zu lassen, sollten Sie einen etablierten Stufenplan verfolgen.

Schritt 1: Interne Vorbereitung und Konzeption

Dies ist die wichtigste Phase, da sie das Fundament für alle weiteren Entscheidungen legt.

Projektteam bilden: Stellen Sie ein kompetentes, interdisziplinäres Team zusammen, das aus Mitgliedern des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Managements sowie der IT- und Planungsabteilung besteht.

Management einbeziehen: Sichern Sie sich von Anfang an die Unterstützung der Unternehmensleitung. Dies ist wichtig für die strategische Verankerung und die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen.

Lastenheft erstellen: Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse und definieren Sie schriftlich klare und detaillierte Ziele. Achten Sie besonders auf die Qualität Ihrer Daten: Wie liegen Daten alphanumerisch und grafisch vor? Müssen Stammdaten neu aufgenommen werden?Legen Sie fest, welche FM-Prozesse (z. B. Instandhaltung, Reinigung) die Software unterstützen soll, und priorisieren Sie diese. Beschreiben Sie auch Ihre IT-Umgebung und definieren Sie Ihre Anforderungen an Schnittstellen.

Schritt 2: Marktanalyse und Anbieterauswahl

Mit dem fertigen Lastenheft beginnt die gezielte Suche nach dem passenden Partner. Der Prozess der CAFM-Anbieterauswahl hängt natürlich von der ausschreibenden Stelle und dem Vergabeverfahren ab. Öffentliche Auftraggeber führen in der Regel eine öffentliche Ausschreibung durch.

Bei einer freihändigen Vergabe oder in der Privatwirtschaft wird normalerweise mit der Anbieterrecherche begonnen:

• Anbieter recherchieren: Identifizieren Sie potenzielle Anbieter, die Ihren funktionalen und technischen Anforderungen entsprechen.
• Lösungen vergleichen: Bewerten Sie die verschiedenen Softwarelösungen objektiv anhand Ihres Lastenhefts.
• Mobile Anwendung: Der Arbeitsalltag wird für Außendienstmitarbeiter, Sachbearbeiter, Techniker und Auditoren durch den Einsatz einer CAFM-Lösung mit mobiler App deutlich erleichtert.
• Prüfen Sie die Anbieter sorgfältig: Achten Sie auf Qualitätsmerkmale wie eine gefma-444-Zertifizierung, die die Einhaltung von Branchenstandards bestätigt, und sprechen Sie mit Referenzkunden.

Schritt 3: Wirtschaftlichkeitsberechnung (ROI & TCO)

Die Rentabilität einer CAFM-Implementierung muss immer nachgewiesen werden können.

Kosten-Nutzen-Analyse: Führen Sie eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsberechnung durch. Vergleichen Sie die erwarteten Gewinne und Einsparungen mit dem notwendigen Kapitaleinsatz. Hierzu können Sie sich beispielweise an der gefma-Richtlinie 460 orientieren.

Gesamtkosten betrachten: Berücksichtigen Sie nicht nur die Lizenzgebühren, sondern alle Kosten über den Lebenszyklus (TCO), einschließlich Implementierung, Datenbeschaffung, Schulung und Wartung.

Schritt 4: Pilotprojekt und Praxistest

Eine Teststellung für einen gewissen Zeitraum kann sinnvoll sein. In der Praxis wird dieses aber nur sehr selten gefordert, da ein Pilotprojekt sehr aufwändig ist.

Im Rahmen der CAFM-Softwareeinführung werden die Prozesse an einem Piloten, in der Regel einem Gebäude mit ausgewählten Abteilungen, verprobt, bevor diese dann unternehmensweit ausgerollt werden.

Schritt 5: Angebots- und Systempräsentation

Die verbliebenen Anbieter präsentieren ihr System anhand vorgegebener Testszenarien, die sich direkt aus den priorisierten Prozessen der Ausschreibung ableiten. Im Anschluss erfolgt in der Regel eine kaufmännische Anpassung des Angebotes.

Schritt 6: Finale Entscheidung, Implementierung und Go-Live

Nach der Angebots- und Systempräsentation folgen die finalen Schritte.

Vertragsabschluss: Führen Sie die finalen Vertragsverhandlungen und treffen Sie die Kaufentscheidung.

Implementierung: Im Rahmen der Implementierung erfolgen die phasenweise Datenmigration sowie die Einrichtung und Konfiguration der CAFM-Software auf die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers.

Roll-out planen: Planen Sie die schrittweise Implementierung im gesamten Unternehmen, einschließlich der Datenmigration und der Schulung aller Anwender. Bereits im Vorhinein sollten die Anwender über die Veränderungen in den Prozessen (neue Apps, neues Serviceportal, neue Prozesse etc.) informiert werden. Im Zuge des Change Managements sollten Sie ohnehin frühzeitig in den Prozess einbezogen werden.

System nutzen und weiterentwickeln: Nach dem Go-Live beginnt die Phase der kontinuierlichen Nutzung und Optimierung.

CAFM?

Was sollte eine CAFM-Software kosten?

Die Kosten für eine CAFM-Software lassen sich pauschal nicht genau beziffern, da sie von einer Vielzahl an Faktoren abhängen. Die Gesamtkosten für eine umfassende CAFM-Lösung liegen jedoch grob zwischen 50.000 € und über 500.000 €.

Faktoren, die den Preis einer CAFM-Software beeinflussen:

• Funktionsumfang: Die Kosten steigen mit der Anzahl und Komplexität der benötigten Module und Prozesse.
• Unternehmensgröße: Die Lizenzkosten richten sich oft nach der Anzahl der Nutzer.
• Individuelle Anpassungen: Selten kann eine Standardsoftware sofort alle Anforderungen erfüllen. Notwendige Anpassungen und spezifische Konfigurationen führen zu zusätzlichen Kosten.
• Laufende Ausgaben: Neben der einmaligen Investition sollten Sie auch wiederkehrende Kosten für Support, Wartung, Schnittstellen und den laufenden Betrieb einplanen.
• Beschaffungsform und Betrachtungszeitraum: Wird die Software gekauft oder als SaaS- bzw. Mietmodell bezogen? Während ein Kauf mit höheren Anfangsinvestitionen verbunden ist, bieten SaaS- und Mietmodelle planbare, wiederkehrende Kosten. Erst durch die Betrachtung der Gesamtkosten über einen definierten Zeitraum lassen sich Kauf- und Mietmodelle wirtschaftlich sinnvoll miteinander vergleichen.

Preis- und Lizenzmodelle im Vergleich

Abonnement (SaaS – Software as a Service): Heutzutage ist dieses Lizenzmodell bei Neuimplementierungen am gefragtesten. Sie zahlen eine regelmäßige (monatliche oder jährliche) Gebühr pro Nutzer oder pro verwalteter Einheit. Die Vorteile sind geringe Anfangsinvestitionen, klare und planbare Betriebskosten (OPEX) sowie die Inkludierung von Wartung, Updates und Support.

Lizenzkauf (On-Premise): Hier erwerben Sie die Softwarelizenzen durch eine hohe einmalige Zahlung (Investitionskosten/CAPEX). Hinzu kommen jährliche Wartungs- und Supportverträge (oft 15–20 % des Lizenzpreises) sowie Investitionen in eine eigene Server-Infrastruktur und in ein IT-Personal für den Betrieb und die Wartung.

Aber auch bei On-Premise kann eine Miete möglich sein. Diese Variante fällt dann auch unter OPEX.

Die wichtigsten Kostenblöcke im Überblick

Bei der Planung Ihrer CAFM-Integration sollten Sie die folgenden vier Faktoren besonders berücksichtigen:

Lizenzmodelle

Die Art der Lizenzierung ist ein grundlegender Kostenfaktor. Üblich sind Kauflizenzen, bei denen eine einmalige Gebühr für die unbegrenzte Nutzung der Software anfällt. Alternativ dazu gibt es Mietlizenzen oder cloud-basierte Abonnements, bei denen regelmäßige Gebühren gezahlt werden. Diese bieten oft mehr Flexibilität und Skalierbarkeit. Die Wahl des passenden Modells hängt stark von Ihren individuellen Bedürfnissen und der Unternehmensgröße ab.

Implementierung

Zu den Implementierungskosten gehören neben der technischen Installation auch die Anpassung an Ihre spezifischen Unternehmensprozesse. Hierbei sind besonders die Migration von Bestandsdaten in das neue System, Schnittstellenkosten sowie die Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft hervorzuheben. Der Umfang dieser Aufgaben hat natürlich einen starken Einfluss auf die Implementierungskosten.

Schulung und Support

Damit Sie die vollen Potenziale einer CAFM-Software ausschöpfen können, sollten Ihre Mitarbeiter eine gründliche Schulung durchlaufen. Die Kosten hierfür variieren je nach Anzahl der Teilnehmer, der Tiefe der Schulungsinhalte und dem Schulungskonzept. Das Train-the-Trainer-Prinzip hat sich in der Praxis als besonders kostengünstig bewährt.

Gleichzeitig sichert ein Support-Vertrag schnelle Hilfe bei technischen Fragen oder Problemen.

Betrieb und Wartung

Eine CAFM-Software muss aktuell, sicher und leistungsfähig gehalten werden. Dazu gehören regelmäßige Updates und die technische Wartung des Systems. Auch zukünftige Erweiterungen oder Anpassungen können zusätzliche Kosten verursachen.

Wie lange dauert es, bis sich ein CAFM amortisiert?

Eine genaue Vorhersage zu treffen, ab wann sich die Investition in eine CAFM-Software lohnt, ist natürlich nicht ganz einfach und hängt von verschiedenen unternehmensspezifischen Faktoren ab. Die Amortisation wird dabei nicht nur durch direkte Kosteneinsparungen erreicht, sondern auch durch eine signifikante Steigerung der Effizienz in den täglichen Abläufen.

Optimierte Ressourcennutzung und geringere Betriebskosten
Mit einem CAFM-System nutzen Sie Ihre Ressourcen optimal und planen smart. Sie verbessern die Auslastung Ihrer Flächen und können so Ihre Betriebs- und Mietkosten spürbar senken. Das Sparpotenzial kann dabei laut Branchenerhebungen bis zu 30 % der Betriebskosten betragen.

Gesteigerte Energieeffizienz
Moderne CAFM-Lösungen, wie NOVA-FM beinhalten Module zur Überwachung des Energieverbrauchs. Dadurch können gezielte Maßnahmen zur Senkung des Verbrauchs von Strom, Wärme, Kälte, Druckluft, Wasser etc. ergriffen werden. Studien belegen, dass Unternehmen durch gezielte Überwachung und Ableitung von Maßnahmen zur Energieoptimierung ihren Energieverbrauch um bis zu 20 % reduzieren können.

Diese Einsparungen können zum Beispiel auf die vom Nutzungsverhalten angepassten Regelstrategien oder die Modernisierung bzw. Erneuerung von energetisch ineffizienten Anlagen oder Geräten zurückzuführen sein.

Signifikante Effizienzsteigerung
Die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen verringert den administrativen Aufwand erheblich. Routineaufgaben wie die Erstellung und Zuweisung von Arbeitsaufträgen werden automatisiert. Eine zentrale Datenbasis vermeidet doppelte Datenpflege und reduziert Fehlerquellen.

Ihre Mitarbeiter verbringen dadurch deutlich weniger Zeit mit Verwaltungstätigkeiten. In der Praxis konnte der Zeitaufwand für solche Aufgaben um bis zu 50 % reduziert werden (McKinsey & Company, 2020).

Fundierte strategische Entscheidungen
Eine CAFM-Software verwandelt Betriebsdaten in wertvolles Wissen. Anstatt auf Schätzungen zu basieren, beruhen strategische Entscheidungen über Investitionen, Modernisierungen oder Flächenumstrukturierungen auf soliden Fakten. Interaktive Dashboards und Liveauswertungen visualisieren Kennzahlen und machen die Performance des Gebäudebetriebs für das Management transparent und steuerbar. So kann ein Facility Manager Budgetanforderungen mit harten Daten untermauern und der CFO die tatsächlichen Lebenszykluskosten einer Immobilie bewerten.

Höhere Zufriedenheit Ihrer Nutzer
Ein strukturierter und schneller Serviceprozess verbessert die Kommunikation mit den Gebäudenutzern. Anliegen und Störmeldungen werden zügig bearbeitet und die Zufriedenheit sowohl bei Mitarbeitern als auch bei externen Kunden und Mietern nachweislich gesteigert.

Die wichtigsten Kriterien bei der CAFM-Auswahl

Der häufigste Fehler ist, sich von Feature-Listen der Anbieter leiten zu lassen, anstatt von den eigenen Prozessen auszugehen. Wir empfehlen Ihnen daher zunächst, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen. Bilden Sie ein interdisziplinäres Projektteam aus Facility Management, IT, Finanzen/Controlling und späteren Anwendern und erstellen Sie ein detailliertes Lastenheft, das Ihre Anforderungen klar definiert. Die folgenden Kriterien dienen Ihnen dabei als Leitfaden.

Funktionale Anforderungen

Welche Probleme soll die Software lösen? Definieren Sie klar, welche Aufgaben die Software unterstützen soll. Eine zentrale Plattform, die alle Bereiche abdeckt, ist Insellösungen langfristig vorzuziehen. Wichtige Funktionen eines CAFM sind zum Beispiel:

• Flächen- und Raummanagement: Umfasst die Visualisierung von Grundrissen (idealerweise mit CAD- und BIM-Integration), die Planung der Raumbelegung, das Management von Umzügen sowie Systeme zur Buchung von Konferenzräumen oder Arbeitsplätzen.

• Instandhaltungsmanagement (Wartung & Störung): Das System sollte ein zentrales Ticketsystem für Störungsmeldungen bieten, die Planung von präventiver und vorausschauender Wartung ermöglichen und mobile Anwendungen für Techniker bereitstellen.
• Anlagen- und Gerätemanagement: Hier geht es um die lückenlose Erfassung und Verfolgung des gesamten Lebenszyklus von baulichen und technischen Anlagen oder Geräten. Auch die Verwaltung von Garantien und Gewährleistungen gehört dazu.
• Energiemanagement: Ein CAFM sollte Funktionalitäten zum Monitoring und zur Analyse von Energie- und Medienverbräuchen (Strom, Wasser, Wärme, Kälte, Druckluft, Gase etc.) bereitstellen.
• Vertragsmanagement: Zur Verwaltung von Dienstleister- und Wartungsverträgen sowie zur Überwachung von Service-Level-Agreements (SLAs).
• Budgetmanagement: Zur transparenten Kostenverfolgung und Budgetplanung.
• Weitere relevante Prozesse: Je nach Bedarf können auch weitere Funktionen wie für das Reinigungsmanagement, Gewährleistungsmanagement, Risikomanagement, Parkplatzmanagement, Gefahrstoffmanagement, Umweltmanagement/Abfallmanagement, Fuhrparkmanagement, die Schlüssel- und Schließanlagenverwaltung, oder das Service-Management für Sie von Bedeutung sein.

Eine Übersicht über weitere wichtige Funktionen erhalten Sie auf unserer NOVA-Modulübersichtsseite.

Betreiberverantwortung

Die Verpflichtung zur Einhaltung der Eigentümer- und Betreiberverantwortung ist oftmals der Treiber zur Beschaffung einer CAFM-Software. Diese rechtlichen Verpflichtungen stehen oftmals über den finanziellen Einsparmöglichkeiten, die mit einer CAFM-Software erreicht werden können.

Als Eigentümer und Betreiber einer Immobilie oder Liegenschaft tragen Sie die rechtliche Verantwortung für den sicheren Betrieb. Die Rechtsgrundlage definiert sich durch eine Vielzahl gesetzlicher Vorschriften wie EU-Richtlinien, EU-Verordnungen, Bundesgesetze, Musterbaurecht, Landesrechte, Stadtrechte sowie weitere Verordnungen und Richtlinien.

Die möglichen Rechtsfolgen bei der Nichtbeachtung der Gesetze, Verordnungen, Richtlinien und Pflichten sind keine Kavaliersdelikte!

Mögliche Folgen für Unternehmen:

• Schadensersatz gegenüber geschädigten Dritten
• Regress eines Dienstleisters gegenüber dem Auftraggeber
• Bußgeld
• Nutzverbot, bis hin zur Stilllegung der Betriebsstätte
• Verlust des Versicherungsschutzes

Mögliche Folgen für Personen:

• Verweis, Abmahnung, Versetzung, Kündigung
• Schadensersatz gegenüber geschädigten Dritten
• Regress gegenüber des eigenem Unternehmens oder der Unfallversicherung
• Bußgeld, Geldstrafe, Freiheitsstrafe
• Berufsverbot
• Verlust des Versicherungsschutzes

Technische Kriterien

Wie passt die Software in Ihre IT-Landschaft? Bei den technischen Kriterien müssen Sie zunächst die strategische Entscheidung zwischen Cloud (SaaS) und On-Premise treffen: Cloud-Lösungen bieten geringe Anfangsinvestitionen und hohe Skalierbarkeit, während On-Premise-Lösungen volle Datenkontrolle bei höheren Anfangskosten ermöglichen.

Unabhängig vom Betriebsmodell sollte ein CAFM keine Dateninsel sein. Prüfen Sie daher sorgfältig, welche Schnittstellen verfügbar sind und ob eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft, allen voran in ERP-, DMS-, GLT-, Zutrittskontroll- und IoT-Systeme, möglich ist.

Stellen Sie sich auch die Frage, ob und wie externe Dienstleister Zugriff auf das Auftraggebersystem (Stammdatenpflege, Abarbeitung und Dokumentation von Aufträgen, Prüfungen, Inspektionen und Wartungen) erhalten sollten. Ist dies gewünscht, ist eine SaaS-Installation oftmals die bessere Variante.

Nicht zuletzt müssen Sie bei Cloud-Lösungen auf die Datensicherheit und das Hosting achten: Klären Sie den Serverstandort (idealerweise EU), die DSGVO-Konformität und ob wichtige Zertifizierungen wie ISO 27001 oder die gefma-Richtlinie-444 vorliegen. Auch bei einer On-Premise-Installation ist die DSGVO in Bezug auf personenbezogene Daten ein wichtiges Thema (Datensparsamkeit, Schutz vor unberechtigtem Zugriff etc.).

Anbieter-Kriterien

Wer ist der richtige Partner für die Zukunft? Der beste Funktionsumfang nützt nichts ohne einen kompetenten Partner. Achten Sie darauf, dass der Anbieter Sie professionell bei der Datenmigration und Systemeinführung unterstützt und auch im laufenden Betrieb schnellen, qualifizierten Support bietet.

Gleichzeitig ist die Zukunftsfähigkeit der Software ein Muss; eine kontinuierliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Updates und eine klare Strategie für Themen wie KI und IoT sichern Ihre Investition langfristig.

Im deutschsprachigen Raum können Sie sich am gefma-444-Zertifikat orientieren. Als etabliertes Qualitätsmerkmal gibt es Ihnen die Sicherheit, dass die Software definierte funktionale und qualitative Standards erfüllt.

Die 7 häufigsten Fehler beim CAFM-Kauf

Die Einführung einer CAFM-Software ist ein komplexes Projekt, bei dem viele Unternehmen an denselben Hürden scheitern. Die Implementierung wird oft als reines Software-Installationsprojekt behandelt, anstatt als das, was sie wirklich ist – ein tiefgreifendes Projekt zur organisatorischen Veränderung. Wenn Sie diesen fundamentalen Unterschied verstehen, können Sie die folgenden Fehler systematisch vermeiden.

Fehler 1: Unzureichende Bedarfsanalyse & unklare Ziele

Das Problem: Ein Unternehmen kauft eine Software, ohne vorher seine eigenen Prozesse genau analysiert und die Ziele klar definiert zu haben. Das Ergebnis ist eine Lösung, die entweder überdimensioniert und zu komplex ist oder Kernanforderungen nicht erfüllt.

Die Lösung: Beginnen Sie intern. Bilden Sie ein Projektteam aus allen relevanten Abteilungen, analysieren Sie Ihre Ist-Prozesse und leiten Sie zukünftige Soll-Prozesse ab, welche mit einer CAFM-Software unterstützt werden sollen. Erstellen Sie ein detailliertes Lastenheft. Erst dann beginnt die Suche nach dem passenden Anbieter.

Fehler 2: Vernachlässigung der Nutzerakzeptanz

Das Problem: Die technisch beste Software ist wertlos, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen. Oft werden sie nicht in den Auswahlprozess einbezogen und fühlen sich von einer komplizierten Oberfläche überfordert.

Die Lösung: Binden Sie zukünftige Key-User von Anfang an in die Auswahl und in Tests ein. Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche und planen Sie ausreichend Budget und Zeit für zielgruppengerechte Schulungen ein.

Fehler 3: Mangelhafte Datenqualität

Das Problem: Viele hoffen, ein neues System würde ihre unvollständigen und inkonsistenten Bestandsdaten auf magische Weise heilen. Das Gegenteil ist der Fall: Schlechte Daten führen zu fehlerhaften Auswertungen und untergraben das Vertrauen in das neue System.

Die Lösung: Planen Sie die Datenbeschaffung und -bereinigung als eigenes Teilprojekt vor der eigentlichen Einführung. Definieren Sie klare Standards und Verantwortlichkeiten für die zukünftige Datenpflege.

Fehler 4: Ignorieren der Gesamtkosten (TCO)

Das Problem: Das Budget orientiert sich nur an den sichtbaren Lizenzkosten. Die „versteckten“ Kosten für Implementierung, Anpassungen, Schnittstellen und Schulungen werden unterschätzt und sprengen den finanziellen Rahmen.

Die Lösung: Führen Sie eine realistische Kostenanalyse durch, die alle potenziellen Kosten über einen Zeitraum von 3–5 Jahren berücksichtigt.

Fehler 5: Fehlende Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit

Das Problem: Das gewählte System ist starr und kann nicht mit dem Unternehmen wachsen. Neue Standorte, zusätzliche Module oder zukünftige gesetzliche Anforderungen können nicht abgebildet werden.

Die Lösung: Wählen Sie eine modular aufgebaute Software von einem Anbieter, der eine klare Entwicklungs-Roadmap vorweisen kann und in Zukunftstechnologien investiert.

Fehler 6: Die Einführung als reines IT-Projekt ansehen

Das Problem: Das Projekt wird an die IT-Abteilung delegiert, ohne die Fachexperten aus dem Facility-Management und der Buchhaltung sowie das Top-Management einzubinden.

Die Lösung: Etablieren Sie ein strategisches Unternehmensprojekt mit einem weisungsbefugten Projektleiter und starker Rückendeckung durch die Geschäftsführung. Die IT ist ein wichtiger Partner, aber das FM muss die Prozesshoheit haben.

Fehler 7: Oberflächliche Anbieterprüfung

Das Problem: Entscheidungen werden auf Basis von Hochglanzbroschüren und Verkaufspräsentationen getroffen, ohne die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Anbieters im realen Betrieb zu verifizieren.

Die Lösung: Sprechen Sie mit Referenzkunden aus Ihrer Branche. Testen Sie die Reaktionszeit und Kompetenz des Supports. Achten Sie auf anerkannte Zertifizierungen wie gefma 444. Bewerten Sie die Eignung der CAFM-Systemanbieter durch definierte Ausschluss- und Bewertungskriterien.

Lassen Sie den geeigneten CAFM-Softwareanbietern Ihre Anforderungen (Anforderungskatalog, Lastenheft, Beschreibung der Soll-Prozesse, Leistungsverzeichnis/Preisblatt, Schnittstellenbeschreibungen, Mengengerüste [Standorte,  Fläche BGF/NGF, Anzahl der baulichen und technischen Anlagen, Anzahl der Mitarbeiter etc.], Testszenarien zur Angebotspräsentation, Bewertungskriterien und deren Gewichtung, zur Angebotsbewertung) zukommen.

Wählen Sie aus diesen Anbietern 3–5 Anbieter für die Angebots- und Systempräsentation aus. Nehmen Sie sich für die Angebots- und Systempräsentation ausreichend Zeit (5–7 Stunden je Anbieter). Bewerten Sie Angebote (preislich) und Leistungsfähigkeit der Systemanbieter anhand der Testszenarien und Ihrer zuvor festgelegten Bewertungskriterien.

Fazit: Die richtige CAFM-Software als strategischer Erfolgsfaktor

Die Auswahl und Einführung einer CAFM-Software ist eine strategische Unternehmensentscheidung, die die Effizienz, Kostentransparenz und Rechtssicherheit Ihres Gebäudebetriebs fundamental verbessern kann. Der Erfolg dieses Vorhabens steht und fällt jedoch mit einer sorgfältigen, prozessorientierten Planung, die weit vor der ersten Software-Demo beginnt.

Binden Sie alle relevanten Stakeholder von Anfang an ein, analysieren Sie Ihre Prozesse kritisch und bereinigen Sie Ihre Datenbasis konsequent.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, wird eine CAFM-Software zu dem, was sie sein sollte: ein leistungsstarkes Werkzeug und ein entscheidender Baustein für ein zukunftsfähiges, datengesteuertes und nachhaltiges Facility Management.