Betreiberverantwortung im Facility Management

Wer Eigentümer eines Gebäudes ist oder ein Gebäude betreibt, trägt Verantwortung. Diese Verantwortung ist keine abstrakte Managementaufgabe, sondern ein klar definiertes Bündel rechtlicher Pflichten. Kommt es zu einem Unfall, einer Verletzung oder einem Sachschaden, stellt sich immer die Frage: Wurden alle Betreiberpflichten ordnungsgemäß erfüllt? Die Antwort entscheidet über Haftung, Versicherungsschutz und im schlimmsten Fall über strafrechtliche Konsequenzen.

Im Facility Management laufen diese Pflichten operativ zusammen. Mit der Pflichtendelegation werden zunächst klare Zuständigkeiten geschaffen. Auf dieser Grundlage lassen sich einmalige und wiederkehrende Leistungen planen, ausführen und lückenlos dokumentieren.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Betreiberverantwortung im Facility Management bedeutet, welche Pflichten konkret darunter fallen und wie Sie mit einem passenden CAFM-System den Überblick behalten.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Betreiberverantwortung ist gesetzlich verankert: Sie ergibt sich aus einer Vielzahl an Gesetzen, Verordnungen, Normen und Regelwerken.
• Betreiber ist nicht automatisch der Eigentümer: Wer als Betreiber gilt, hängt von der tatsächlichen Sachherrschaft ab. Die Rolle kann durch Miet- oder Pachtverträge übertragen werden.
• Delegation ist möglich, Verantwortung bleibt: Einzelne Pflichten lassen sich an Mitarbeiter oder externe Dienstleister übertragen. Die Auswahl-, Anweisungs- und Überwachungspflicht (als Teil der Organisationspflichten) verbleibt jedoch auf der jeweils delegierenden Ebene.
• Eine universelle Checkliste gibt es nicht: Jedes Gebäude hat andere Anlagen, Nutzungszwecke und Risiken. Sinnvoll sind objektspezifische Pflichtenkataloge, die sich mit einer CAFM-Software wie NOVA-FM digital abbilden lassen.
• Verstöße haben ernste Folgen: Neben Bußgeldern drohen eine zivilrechtliche Haftung, strafrechtliche Konsequenzen, Haftstrafen, ein Berufsverbot sowie der Verlust des Versicherungsschutzes.

Was ist die Eigentümer- und Betreiber­verantwortung?

Die Betreiberverantwortung bezeichnet die rechtliche Pflicht des Betreibers, ein Gebäude oder eine technische Anlage so zu betreiben, dass von ihr keine Gefahr für Menschen, Sachwerte oder die Umwelt ausgeht. Sie umfasst alle notwendigen Maßnahmen, um die Sicherheit, Funktionsfähigkeit und Rechtskonformität einer Immobilie dauerhaft zu sichern.

Kommt es zu einem Schadensfall, muss der Betreiber nachweisen können, dass er seinen Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist.

Wer gilt als Betreiber und wer trägt die Betreiber­verantwortung?

Der Begriff „Betreiber“ ist gesetzlich nicht universell definiert. Entscheidend ist die tatsächliche Sachherrschaft: Als Betreiber gilt, wer die rechtliche und tatsächliche Verfügungsgewalt besitzt, die wirtschaftlichen Vorteile aus dem Betrieb zieht und die Kosten trägt.

In der Praxis lässt sich die Betreiberrolle meist einer der folgenden Parteien zuordnen:

• Eigentümer: Nutzt der Eigentümer das Gebäude selbst, trägt er in aller Regel auch die Betreiberverantwortung.
• Mieter oder Pächter: Wird die Immobilie vermietet oder verpachtet, kann die Betreiberverantwortung vertraglich auf den Mieter übergehen. Hier kommt es auf die konkreten Regelungen im Miet- oder Pachtvertrag an.
• Nießbraucher oder Verwalter: Auch ohne Eigentum kann jemand Betreiber sein, wenn er die faktische Kontrolle über den Gebäudebetrieb ausübt.

Innerhalb eines Unternehmens liegt die oberste Betreiberverantwortung grundsätzlich bei der Geschäftsführung oder dem Vorstand. Diese Organe haften persönlich, wenn Organisations- oder Aufsichtspflichten verletzt werden. In der operativen Umsetzung wird die Verantwortung jedoch häufig an den Facility-Management-Leiter, den technischen Leiter oder externe Dienstleister übertragen.

Betreiberpflichten delegieren

Kein Geschäftsführer kann sämtliche Betreiberpflichten persönlich erfüllen. Die Delegation an qualifizierte Personen oder externe Dienstleister ist zulässig und in der Praxis unvermeidbar. Damit die Übertragung rechtswirksam ist, müssen allerdings klare formale Anforderungen erfüllt sein.

Eine rechtssichere Delegation erfordert drei Elemente:

Schriftliche Pflichtenübertragung: Für die interne Übertragung müssen Delegationspapiere erstellt werden. Die Inhalte des Delegationspapiers müssen dem Pflichtenempfänger erklärt werden. Dieser muss bestätigen, die Inhalte verstanden zu haben. Ein Delegationspapier muss wiederkehrend mit Pflichtenempfängern besprochen werden. Bei der externen Pflichtenübertragung wird dieses im Vertrag geregelt.

Fachliche Eignung: Der Pflichtenempfänger muss fachlich qualifiziert sein, die übertragenen Aufgaben auszuführen. Bei technischen Anlagen reicht ein bloßer Ausbildungsnachweis meist nicht aus. Gefordert ist die fachliche Eignung, also das Zusammenspiel aus fachlicher Ausbildung, ausreichender Berufserfahrung und Kenntnis der einschlägigen Vorschriften. Im Elektrobereich etwa wird ein gelernter Elektriker erst dadurch zur Elektrofachkraft (EFK).

Erforderliche Mittel: Der Pflichtenempfänger benötigt die notwendigen personellen, finanziellen und organisatorischen Ressourcen, um seine Aufgaben tatsächlich erfüllen zu können.

Auch nach erfolgreicher Delegation verbleiben beim Geschäftsführer die sogenannten Residualpflichten. Dazu gehören die sorgfältige Auswahl des Beauftragten (Auswahlpflicht), die klare Einweisung in die Aufgaben (Anweisungspflicht) und die regelmäßige Überprüfung der Aufgabenerfüllung (Kontrollpflicht). Werden diese Residualpflichten vernachlässigt, haftet die Geschäftsführung trotz formaler Delegation.

Welche Pflichten umfasst die Betreiber­verantwortung im Facility Management?

Die Betreiberpflichten lassen sich in mehrere inhaltliche Kategorien gliedern. Im Facility Management werden folgende Bereiche regelmäßig bearbeitet (die folgende Auflistung dient als Orientierungshilfe und deckt eine Auswahl der relevantesten Beispiele ab):

Verkehrssicherung: Räum- und Streupflicht im Winter, Sicherung von Baustellen, Beseitigung von Stolperfallen sowie regelmäßige Kontrolle der Außenanlagen einschließlich Baumkontrollen nach der FLL-Baumkontrollrichtlinie.

Betrieb der baulichen und technischen Anlagen: Regelmäßige Prüfung baulicher und technischer Anlagen (z. B. nach DGUV Vorschrift 3 für den Arbeitsschutz), Aufzugsprüfungen durch zugelassene Überwachungsstellen, Wartung von Brandschutz- und Sprinkleranlagen, Prüfung von Rauchabzugsanlagen, Kontrolle von Druckbehältern und Lüftungsanlagen etc.

Arbeitsschutz und Sicherheit: Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, Erstellung und Aktualisierung von Betriebsanweisungen, regelmäßige Unterweisungen der Beschäftigten, Bereitstellung persönlicher Schutzausrüstung und Bestellung der Ersthelfer.

Brandschutz: Bauliche, anlagentechnische und organisatorische Maßnahmen zur Verhinderung und Bekämpfung von Bränden. Dazu zählen Flucht- und Rettungspläne, Brandschutzordnungen, ein Brandschutzkonzept gemäß LBO/Bauordnungsrecht, die Bestellung von Brandschutzbeauftragten sowie regelmäßige Räumungsübungen.

Gefahrstoffe und Umweltschutz: Erfassung und Kennzeichnung von Gefahrstoffen, Führung eines Gefahrstoffverzeichnisses, ordnungsgemäße Entsorgung von Abfällen und Einhaltung von Immissionsschutzvorgaben.

Dokumentation und Nachweisführung: Lückenlose Protokollierung aller Prüfungen, Wartungen, Inspektionen und Schulungen. Die Dokumentation ist bei der Betreiberverantwortung zentral, weil sie im Ernstfall den Nachweis einer ordnungsgemäßen Pflichtenerfüllung erst möglich macht.

Hygiene und Trinkwasser: Einhaltung der Trinkwasserverordnung, regelmäßige Beprobung auf Legionellen, Reinigung und Desinfektion sanitärer Anlagen, Schädlingsbekämpfung sowie die Hygiene der Raumlufttechnik.

Unternehmerpflicht und Verkehrssicherungs­pflicht

Zwei Begriffe tauchen im Kontext der Betreiberverantwortung immer wieder auf: die Unternehmerpflicht und die Verkehrssicherungspflicht.

Die Unternehmerpflicht richtet sich primär auf den Schutz der eigenen Beschäftigten. Sie leitet sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und den Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) ab. Der Unternehmer ist verpflichtet, sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen, Gefährdungen zu beurteilen und geeignete Schutzmaßnahmen zu treffen.

Die Verkehrssicherungspflicht ist dagegen im Bürgerlichen Gesetzbuch (§§ 823 ff. BGB) verankert und schützt alle Personen, die mit einem Gebäude oder Grundstück in Berührung kommen. Das umfasst Besucher, Lieferanten, Passanten und auch unbefugte Dritte, etwa spielende Kinder. Wer eine Gefahrenquelle schafft oder unterhält, muss dafür Sorge tragen, dass Dritte keinen Schaden erleiden.

In der Praxis überschneiden sich beide Pflichtenkreise häufig. Ein unzureichend gewarteter Aufzug verletzt sowohl die Unternehmerpflicht gegenüber den Beschäftigten als auch die Verkehrssicherungspflicht gegenüber Besuchern.

Betreiberverantwort­ung Checkliste: Kann es so etwas geben?

Eine allgemeingültige Checkliste für die Betreiberverantwortung kann es aus einem einfachen Grund nicht geben: Gebäude werden nach der Bauordnung in unterschiedliche Gebäudenutzungsarten unterteilt. Die Gebäudenutzungsart und die Bauordnungen, welche auf Länderebene unterteilt sind, geben die notwendigen technischen Anlagen (z. B. BMA, EMA, Feuerlöschanlagen etc.) vor. In Abhängigkeit von dem gewünschten Komfort können dann weitere bauliche und technische Anlagen hinzukommen.

Ein Krankenhaus unterliegt anderen Anforderungen als ein Bürogebäude oder eine Produktionshalle.

Was funktioniert, ist eine objektspezifische Pflichtenliste, die sich an folgenden Fragen orientiert:

• Wie wird das Gebäude genutzt? Handel, Gewerbe, Büro, Bildung und Wissenschaft, Gesundheit etc.
• Welche baulichen und technischen Anlagen sind vorhanden? Aufzüge, Lüftungsanlagen, elektrische Anlagen, Brandmeldeanlagen, Druckbehälter, Trinkwasseranlagen etc.
• Welche Besonderheiten bei der Verkehrssicherungspflicht liegen vor? Räum- und Streupflicht, Baumkontrollen nach FLL, Sicherung von Baustellen und Außenanlagen.
• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten? EU-Recht, Bundesrecht, Landesrecht, gesetzliche Unfallversicherung, technische Regelwerke, VdS-Richtlinien.

Aus diesen Fragen leiten sich die relevanten Prüf-, Wartungs- und Dokumentationspflichten ab. Statt einer statischen Checkliste empfiehlt sich ein dynamischer Pflichtenkatalog, der in der CAFM-Software hinterlegt wird und Änderungen automatisch berücksichtigt. Die gefma-Richtlinie 190 bietet dafür einen bewährten strukturellen Rahmen, der sich auf die Besonderheiten des jeweiligen Objekts anpassen lässt.

Einhaltung der Betreiberverantwortung mit einem CAFM-System

Die schiere Menge an Einzelpflichten lässt sich mit Excel-Listen, Papierakten und Kalendereinträgen kaum zuverlässig abbilden. Spätestens wenn ein Gebäude über mehrere Etagen, Dutzende prüfpflichtige Anlagen und wechselnde Dienstleister verfügt, stößt die manuelle Verwaltung an ihre Grenzen.

Ein modernes CAFM-System bildet die Betreiberverantwortung digital ab und automatisiert die zentralen Prozesse:

• Gebäudekataster: Sämtliche Liegenschaften, Gebäude und Räume werden zentral erfasst und verortet. Aus der Verortung ergeben sich die Nutzungsart sowie die Zuordnung zu einem Bundesland und die damit einschlägigen landesrechtlichen Vorgaben.
• Anlagenkataster: Alle prüfpflichtigen Anlagen sind mit technischen Daten, Prüfintervallen und Zuständigkeiten zentral erfasst.
• Automatische Terminplanung: Prüf- und Wartungstermine sowie die wiederkehrenden Termine für Unterweisungen/Schulungen werden auf Basis gesetzlicher Vorgaben automatisch generiert. Fällige Termine erscheinen rechtzeitig im System.
• Aufgabenverteilung: Prüf- und Wartungstermine werden per Workflow an interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister übergeben. Der Bearbeitungsstand ist jederzeit einsehbar.
• Mobile Erfassung: Über mobile Apps dokumentieren Techniker Prüfungen direkt vor Ort. Fotos, Messwerte und Mängel landen ohne Medienbruch in der zentralen Datenbank.
• Lückenlose Dokumentation: Jede Prüfung, Wartung und Reparatur wird revisionssicher archiviert. Im Haftungsfall steht der Nachweis ordnungsgemäßer Pflichtenerfüllung jederzeit zur Verfügung.
• Eskalationsmanagement: Werden Fristen überschritten oder Mängel nicht behoben, eskaliert das System automatisch an die zuständigen Verantwortlichen.

Mit HSD NOVA-FM haben wir ein CAFM-System entwickelt, das die Erfüllung der Eigentümer- und Betreiberverantwortung in Immobilienorganisationen maßgeblich unterstützt und strukturiert abbildet. Im Mittelpunkt steht dabei die durchgängige Transparenz über alle relevanten Objekte, Pflichten und Prozesse im gesamten Gebäudebetrieb.

Ein zentrales Element ist die Abbildung eines Liegenschafts- und Gebäudekatasters, das eine präzise Verortung von baulichen und technischen Anlagen ermöglicht. Dadurch wird die Grundlage für die Identifikation und Zuordnung landesrechtlicher Anforderungen geschaffen.

Ergänzend dazu werden Gebäudenutzungsarten systematisch erfasst, sodass nutzungsspezifische Betreiberpflichten, beispielsweise für Sonderbauten wie Krankenhäuser, Versammlungsstätten, Hochhäuser, Schulen oder Garagen, eindeutig abgeleitet und gesteuert werden können.

In einem Anlagenkataster können alle baulichen und  technischen Anlagen strukturiert hinterlegt werden. Darüber hinaus können auch weitere Objekte wie Arbeitsmittel, Bäume oder auch (Außen-) Flächen erfasst werden, um auch Verkehrssicherungspflichten und weitere Betreiberpflichten umfassend abzubilden.

Zur fachlichen Absicherung unterstützt NOVA-FM die Anbindung externer Content-Lieferanten für Betreiberpflichten, wie Reg-IS oder MAQSIMA. Dadurch lassen sich geprüfte Checklisten/Arbeitskarten sowie definierte Intervalle für wiederkehrende Leistungen direkt in das System übernehmen.

Die Zuordnung von Betreiberpflichten zu konkreten Objekten bildet die Grundlage für eine automatisierte Prozesssteuerung. Auf dieser Basis können wiederkehrende Leistungen systemgestützt terminiert und Aufträge automatisch generiert werden.

Alle durchgeführten Maßnahmen werden dabei revisionssicher dokumentiert. Es entsteht eine nachvollziehbare und rechtssichere Betriebshistorie. Ergänzend sorgt die integrierte Mangelerfassung mit aktiver Terminverfolgung für eine konsequente Nachverfolgung offener Punkte im Betrieb.

Welche Gesetze regeln die Betreiber­verantwortung?

Die Betreiberverantwortung ergibt sich nicht aus einem einzigen Gesetz, sondern aus einem dichten Geflecht aus öffentlich-rechtlichen und zivilrechtlichen Vorgaben. Die gefma schätzt, dass in Deutschland über 2000 Einzelpflichten aus rund 400 relevanten Rechtsquellen für den Gebäudebetrieb berücksichtigt werden müssen. Erschwerend kommt hinzu, dass etwa ein Viertel dieser Regelwerke jährlich geändert oder aktualisiert wird.

Im Folgenden haben wir einige davon aufgelistet:

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Die §§ 823 ff. BGB begründen die allgemeine Verkehrssicherungspflicht und die Haftung bei deren Verletzung.
• Strafgesetzbuch (StGB): Bei grober Pflichtverletzung mit Personenschäden können Tatbestände wie fahrlässige Körperverletzung (§ 229 StGB) oder fahrlässige Tötung (§ 222 StGB) greifen.
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Regelt die grundlegenden Pflichten des Arbeitgebers zum Schutz der Beschäftigten.
• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Legt fest, welche Prüfungen an Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen durchzuführen sind.
• Gefahrstoffverordnung (GefStoffV): Regelt den Umgang mit gefährlichen Stoffen am Arbeitsplatz.
• Trinkwasserverordnung (TrinkwV): Definiert Anforderungen an die Trinkwasserqualität und die regelmäßige Beprobung. Seit der Novelle 2023 bestehen verschärfte Anforderungen an die Risikobewertung (Water Safety Plan).
• Gebäudemodernisierungsgesetz (GMG): Stellt Anforderungen an den energetischen Zustand von Gebäuden.
• Landesbauordnungen: Regeln in den jeweiligen Bundesländern unter anderem den baulichen Brandschutz und die Standsicherheit.
• Technische Regeln: Konkretisieren die allgemeinen gesetzlichen Vorgaben für die Praxis. Dazu zählen technische Regeln staatlicher Ausschüsse (etwa die TRBS), Regelwerke von AGFW, DVGW, DWA und ATV, AGI-Arbeitsblätter, AHO-Schriften, AMEV-Empfehlungen, Veröffentlichungen von BMBau, BSI und UBA, EN- und ISO-Normen, Publikationen von IFMA und RealFM, VDE-Bestimmungen, VDMA-Einheitsblätter, VdS-Richtlinien sowie weitere fachliche Regelwerke.

Dazu kommen zahlreiche DIN-Normen, VDI-Richtlinien und die bereits erwähnten gefma-Richtlinien. In Summe ergibt sich ein Regelungswerk, das ohne systematische Erfassung nicht überblickbar ist.

Welche Konsequenzen drohen bei einem Verstoß?

Werden Betreiberpflichten verletzt, kann das für die Verantwortlichen weitreichende Folgen haben. Die möglichen Konsequenzen lassen sich in mehrere Kategorien einteilen:

• Ordnungsrechtliche Konsequenzen: Behörden können Bußgelder verhängen, Nutzungsuntersagungen aussprechen oder den Betrieb einzelner Anlagen stilllegen. Bei besonders schweren Fällen können auch ganze Gebäude gesperrt werden. Die Bußgelder bewegen sich je nach Verstoß zwischen einigen Hundert und mehreren Hunderttausend Euro.
• Zivilrechtliche Haftung: Kommt eine Person zu Schaden, haftet der Betreiber für Personen- und Sachschäden. Die Schadenersatzansprüche können bei schweren Verletzungen oder Todesfällen schnell in Millionenhöhe gehen.
• Strafrechtliche Konsequenzen: Bei grober Pflichtverletzung mit Personenschäden drohen Strafverfahren gegen die Geschäftsführung oder den verantwortlichen Facility-Manager. Möglich sind Geldstrafen bis zu mehrjährigen Freiheitsstrafen.
• Versicherungsrechtliche Folgen: Kann der Betreiber die Erfüllung seiner Pflichten nicht nachweisen, verweigern die Haftpflicht- und Gebäudeversicherung häufig die Leistung. Die finanziellen Folgen trägt dann das Unternehmen selbst.
• Reputationsschäden: Öffentlich bekannt gewordene Pflichtverletzungen können das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern beschädigen.

Welche Bedeutung haben die gefma-Richtlinien für die Betreiberverantwortung?

Die gefma (German Facility Management Association e. V.) ist der zentrale Branchenverband für Facility Management im deutschsprachigen Raum. Mit ihren Richtlinien schafft sie anerkannte Standards, die in der Praxis eine Orientierungsfunktion übernehmen.

Für die Betreiberverantwortung ist vor allem die gefma-Richtlinie 190 relevant. Sie trägt den Titel „Betreiberverantwortung im Facility Management“ und systematisiert die komplexe Pflichtenlandschaft nach nachvollziehbaren Kriterien. Die Richtlinie bietet:

• Eine strukturierte Übersicht über die relevanten Pflichtenfelder und ihre rechtliche Grundlage.
  Empfehlungen zur organisatorischen Umsetzung, etwa zur Delegation und zum Betreiberkonzept.
• Kriterien für die Auswahl geeigneter Beauftragter und die Gestaltung von Verantwortungsmatrizen.
• Vorlagen und Mustertexte, die sich als Ausgangspunkt für unternehmensspezifische Dokumente eignen.

Fazit: Betreiber­verantwortung im Facility Management

Die Betreiberverantwortung ist eine der zentralen und zugleich komplexesten Aufgaben im Facility Management. Sie umfasst Tausende Einzelpflichten aus einem dichten Geflecht gesetzlicher und technischer Vorgaben. Wer diese Pflichten nicht nachweislich erfüllt, riskiert Bußgelder, Haftungsansprüche und im Ernstfall strafrechtliche Konsequenzen.

Eine rechtssichere Umsetzung gelingt nur mit einer strukturierten Organisation: klare Zuständigkeiten, fundierte Delegation, objektspezifische Pflichtenkataloge und eine lückenlose Dokumentation. Die gefma-Richtlinie 190 liefert dafür den inhaltlichen Rahmen. Eine CAFM-Software wie NOVA-FM liefert die digitale Infrastruktur, um diesen Rahmen praxistauglich umzusetzen.

Am Ende geht es um mehr als um formale Regelkonformität. Wer seine Betreiberpflichten professionell managt, schützt Menschen, sichert Werte und schafft die Grundlage für einen effizienten, nachhaltigen und zukunftssicheren Gebäudebetrieb.

CAFM?