NOVA im skbs: Strategische Weiterentwicklung durch vollständige Digitalisierung aller technischen Prozesse

Über das Städtische Klinikum Braunschweig
Das Städtische Klinikum Braunschweig ist einer der wichtigsten Gesundheitsversorger in Niedersachsen. Als Krankenhaus der Maximalversorgung versorgt es bis zu 1,5 Millionen Menschen in der Region Braunschweig. Über 1.400 Planbetten, mehr als 4.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ein breites Spektrum medizinischer Fachrichtungen sorgen für eine umfassende Betreuung auf hohem universitärem Niveau.

Unter der Bezeichnung „Vision 2027“ verfolgt das Krankenhaus das anspruchsvolle Vorhaben, zur „Ikone für persönliche Qualität in der Patientenversorgung“ zu werden. Dazu gehören erstklassige medizinische Versorgung, digitale Vernetzung sowie eine verantwortungsvolle Rolle gegenüber Patientinnen, Mitarbeitenden und der Region.

Ein zentrales Projekt auf dem Weg dorthin ist der Bau der Zentralklinik im Süden Braunschweigs. Ihr Ziel ist der Ersatz der inzwischen überalterten bestehenden Standorte, die Erweiterung der Kapazitäten und die Erfüllung der modernsten Standards in Architektur, Technik und Patientenversorgung. (Quelle: https://klinikum-braunschweig.de/)

Warum die Einführung einer CAFM-Software erforderlich wurde
Das Städtische Klinikum Braunschweig (skbs) verfügte vor der Einführung von NOVA-FM über kein zentrales einheitliches System zur Steuerung und Dokumentation seiner technischen und infrastrukturellen Prozesse. SAP wurde zwar eingesetzt, um Störmeldungen abzugeben und nachzuverfolgen, aber die Möglichkeiten, diese Meldungen strukturiert zu bearbeiten, lückenlos zu dokumentieren und transparent auszuwerten, waren begrenzt.

Im Laufe der Zeit wurden die Anforderungen an rechtssichere Abläufe jedoch immer höher, insbesondere im Hinblick auf die Betreiberverantwortung und die Nachweispflichten – auch im Facility Management. Gleichzeitig stiegen die internen Ansprüche an Transparenz, Effizienz und Nachvollziehbarkeit bei der Abwicklung technischer Aufgaben und Meldungen.

Für die strategische Weiterentwicklung will das Klinikum alle technischen Prozesse vollständig digitalisieren und hat sich hier für NOVA-FM als leistungsstarke CAFM-Plattform entschieden.

Optimierte digitale Instandhaltung – Strukturierte und einheitliche Datenintegration
Ein wichtiger Faktor bei der erfolgreichen Einführung von NOVA-FM war die strukturierte und einheitliche Datenintegration. Um die Datenqualität nachhaltig sicherzustellen und eine konsistente Nutzung im System zu ermöglichen, wurde eine umfassende Dokumentationsrichtlinie entwickelt. Diese enthält klare Vorgaben für die strukturierte Datenerfassung des bestehenden Altbestandes als auch für alle zukünftigen Neubauten. So werden von Anfang an einheitliche Standards in der Datenaufnahme und -pflege eingehalten.

Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor des Projekts war die Entwicklung und Einführung eines einheitlichen allgemeinen Kennzeichnungssystems, dem sogn. BKS-Code. Dieses System wurde bereits in der Planungsphase konsequent berücksichtigt und in die BIM-Modelle der Neubauten der Zentralklinik integriert– ein wichtiger Schritt hin zu einer vollständig digital vernetzten Gebäudewelt. Dadurch stehen strukturierte und standardisierte Informationen frühzeitig digital zur Verfügung, sodass eine nahtlose Verknüpfung der BIM-Modelle mit dem CAFM-System möglich ist. Der BKS-Code bildet somit die Grundlage für durchgängige, digital gestützte Prozesse – von der Planung über die Bauausführung bis hin zum späteren technischen Gebäudebetrieb.

Zusätzlich dazu wurde eine klare Katalogisierung der baulichen und technischen Anlagen vorgenommen. Diese Systematik ermöglicht eine eindeutige Zuordnung, eine strukturierte Erfassung sowie eine spätere effiziente Bewirtschaftung aller relevanten Objekte in NOVA-FM. Die einheitliche Nomenklatur schafft die notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit – sowohl im Bestand als auch in den zukünftigen Gebäudestrukturen der neuen Zentralklinik.

Mit regelmäßigen Workshops der Projektbeteiligten und mit dem Best-Practice-Ansatz von HSD konnten die Anforderungen und Abläufe des Städtischen Klinikums Braunschweig erfolgreich umgesetzt werden und das mit Blick auf bestehende Prozesse als auch auf zukünftige Anforderungen.

Digitale Prozessstärke gezielt nutzen: Folgende Module und Leistungsmerkmale von NOVA kommen beim skbs zum Einsatz:

• Flächenmanagement zur übersichtlichen Planung und Nutzung von Räumen, inklusive Anbindung der CAD-Pläne
• Anlagenmanagement zur strukturierten Verwaltung der baulichen und technischen Anlagen
• Instandhaltungsmanagement für die Aufgaben im Facility Management
• Vertrags- und Dokumentenmanagement für klare Strukturen und einen schnellen Zugriff auf relevante Unterlagen
• NOVA Service Center als webbasiertes Portal zur Erfassung und Bearbeitung von Störmeldungen, Anforderungen, Projekt – und Raumanfragen etc.
• NOVA Service App: Mobile – auch offline-fähige – Erfassung von Störmeldungen, Arbeitssicherheits- und Brandschutzmängel, Anforderungen, Projekt – und Raumanfragen
• NOVA Maintenance App: Mobile – auch offline-fähige – Bearbeitung von Meldungen, Aufträgen, Wartungen / Prüfungen sowie Ablesung von Zählerständen
• Im Aufbau: Energiemanagement zur Erfassung und Analyse von Verbrauchsdaten

Interview mit Michelle Keck, Abteilungsleitung First-Level-Support im Facility Management
Michelle Keck ist bereits seit 2012 im Bereich CAFM tätig.

Was waren die Beweggründe, den Wechsel von SAP zu einer CAFM-Lösung einzuleiten?
Der Einsatz von CAFM-Softwarelösungen ist vielseitig. Im ersten Step geht es vor allem darum, einen hohen Informationsstand zu erarbeiten und die Software als „Single Point of Truth“ für das Facility Management nutzen zu können. Abläufe sollen automatisiert und transparent gestaltet werden, die Aufgaben zur Erfüllung der Betreiberverantwortung klar strukturiert und dokumentiert werden.

Gab es ein Schlüsselerlebnis oder konkrete Anforderungen, die mit dem alten SAP-System nicht abbildbar waren?
Viele FM-spezifische Anforderungen konnten wir nicht abbilden.

Welche Hürden oder kritischen Punkte haben Sie im Projektverlauf als besonders herausfordernd erlebt?
Eine Hürde ist das Identifizieren von Schnittstellenbedarfen und die bedarfsgerechte Umsetzung von Schnittstellen mit anderen Systemen. Die geordnete Kommunikation im Projekt ist wichtig, da es sehr viele Projektbeteiligte und Nutzer des Systems gibt. Herausfordernd ist auch generell, die benötigte Akzeptanz des Systems in dem großen Nutzerkreis zu erreichen.

Wenn Sie das Projekt heute noch einmal starten könnten – was würden Sie anders machen?
Gezieltere Datenaufnahme der Bestandsdaten für eine schnellere Implementierung.

Wie sind Sie mit Rückschlägen im Projekt umgegangen?
Vor dem großen Roll-Out haben wir z.B. das Aufgeben von Störmeldungen im System mit einem kleinen Nutzerkreis erprobt. So konnten Rückschläge vermieden werden. Bei allen sonstigen Herausforderungen ist oberste Priorität lösungsorientiert zu arbeiten.

Was hat Sie im Projektverlauf überrascht?
Wie schnell und gut sich vor allem die Maintenance App als Werkzeug im Arbeitsalltag etabliert hat.

Wo sehen Sie den größten Nutzen im täglichen Betrieb durch das neue System?
Die Prozesse im Facility Management werden planbarer und transparenter für alle.

Welche Module oder Funktionen bringen aus Ihrer Sicht den größten Mehrwert?
Momentan vor allem das Servicemanagement zum strukturierten Bearbeiten von Meldungen, Aufträgen und Prüfungen.

Wie wirkt sich die NOVA-FM auf Effizienz, Transparenz und Patientensicherheit aus?
Da noch nicht alle Module im Einsatz sind und wir uns noch im Ausbau befinden, bringt momentan vor allem die transparente Abwicklung von Störmeldungen einen Mehrwert in der Kommunikation mit den Nutzern (klinischer Betrieb).

Welche weiteren Prozesse oder Module möchten Sie künftig in NOVA-FM abbilden?
Wir wollen noch viele FM-Prozesse in NOVA abbilden. Beispiele sind hier der Ausbau des Moduls Energiemanagements, die Ausführung von Bestellvorgängen und eine lebenszyklusorientierte Betrachtung von Anlagendaten.

Wie sehen Sie die langfristige Bedeutung von NOVA-FM im Städtischen Klinikum Braunschweig?
Die langfristige Bedeutung von NOVA-FM im Städtischen Klinikum Braunschweig sehe ich insbesondere in ihrer Rolle als Plattform für die fortschreitende Digitalisierung des Gebäudebetriebs. Entscheidend ist dabei die konsequente Weiterentwicklung in Richtung BIM-basierter Modelle sowie die strukturierte Übernahme und Nutzung dieser Daten im CAFM-System.