Das NOVA-Projekt bei der m&i-Klinikgruppe Enzensberg – Straffer Zeitplan mit Best-Practices

Die Situation vor der Einführung einer neuen CAFM-Software
Die m&i Klinikgruppe Enzensberg gehört zu den führenden Gesundheitsanbietern in Deutschland und setzt auch im Bereich des zeitgemäßen Facility Managements Maßstäbe. Bereits seit vielen Jahren nutzte die Klinikgruppe ein zentrales CAFM-System, mit dem sich die Kernprozesse im Flächenmanagement, der Instandhaltung in der Haus- und Betriebstechnik sowie eine zentrale Budgetverwaltung angemessen steuern ließen.

Doch die Anforderungen im Klinikalltag und an ein umfassendes CAFM-System sind in den letzten Jahren immens gestiegen. Gerade im Bereich der Medizintechnik besteht ein hoher Bedarf an Transparenz, Sicherheit und einer systematischen Integration in die bestehenden Abläufe. In der Vergangenheit wurde dieser Bereich in der bisherigen Lösung nicht umfassend genug abgebildet,  ein Mangel, den die  m&i Klinikgruppe mit einer neuen Software-Lösung beheben wollte, denn Patientensicherheit und Nachhaltigkeit haben oberste Priorität. Dazu gehören in der Medizintechnik auch rechtssicheres Arbeiten mit der Software, um Haftungsrisiken zu minimieren.

Vor diesem Hintergrund hat die m&i Klinikgruppe eine neue leistungsstärkere Plattform gesucht, die alle relevanten Facility-Management-Prozesse inkl. Medizintechnik bündelt und sich Anfang 2025 für HSD NOVA-FM entschieden. Denn besonders die Integration der Medizintechnik in NOVA ermöglicht eine lückenlose Dokumentation, präventive Instandhaltung sowie eine noch engere Verzahnung zwischen Technik, Verwaltung und klinischem Betrieb.

Agil, partnerschaftlich und zukunftsorientiert – Erfolgreiche Projektumsetzung trotz engen Zeitplans
Wie in jedem anspruchsvollen IT-Projekt galt es auch bei der Einführung von NOVA bei der m&i- Klinikgruppe Enzensberg einige Hürden zu meistern. Die Datenübernahme aus dem bestehenden CAFM-System, der Aufbau neuer Schnittstellen sowie das enge Zeitfenster von nur sechs Monaten für die vollständige Umstellung, stellten das Projektteam auf beiden Seiten vor besondere Herausforderungen.

Die Basis für diesen Erfolg wurde früh gelegt: Mit einem detaillierten Pflichtenheft erhielten beide Partner einen klaren Fahrplan. Dieses Fundament ermöglichte es, die einzelnen Anforderungen präzise zu definieren und zielgerichtet umzusetzen – von der Übertragung großer Datenmengen über die Feinjustierung der Systemeinstellungen bis hin zur Integration relevanter Schnittstellen wie der HR- und Active Directory-Anbindung.

Besonders wertvoll erwies sich die agile SCRUM-Projektmethodik, die dem Team den notwendigen Freiraum gab, parallel an verschiedenen Aufgaben zu arbeiten und flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren. Als besonders vorteilhaft hat sich der vielfach erprobte Best-Practice-Ansatz von HSD als ein zuverlässiges Gerüst erwiesen, mit dem die Prozesse schnell und wirksam implementiert werden konnten – mit nur relativ wenig erforderlichen individuellen Anpassungen/Customizing.

Das Ergebnis ist ein erfolgreiches Projekt, das trotz eines straffen Zeitplans termingerecht, transparent und in enger Partnerschaft umgesetzt wurde.

Auf digitale Prozessstärke setzen
Seit August 2025 kommen u. a. folgende Module und Leistungsmerkmale von NOVA-FM zum Einsatz:

• Flächenmanagement für Transparenz in der Nutzung und Planung
• Anlagen- und Gerätemanagement zur Verwaltung der technischen Infrastruktur
• Instandhaltungsmanagement (Haus- & Betriebstechnik sowie Medizintechnik)
• Einweisungsmanagement für das Stationspersonal zur sicheren Anwendung von Medizingeräten
• Projekt- und Budgetverwaltung für wirtschaftliche Steuerung und Planungssicherheit
• Vertrags- und Dokumentenverwaltung für klare Strukturen und schnelle Zugriffe
• das NOVA Service Center als webbasiertes Portal für Störmeldungen und Einweisungen
• die NOVA Maintenance App, mit der Aufträge und Meldungen mobil – auch offline – bearbeitet werden können
• Berichtsdesigner für individuelle Auswertungen und Kennzahlen.

Weitere Prozesse sind bereits in Vorbereitung und unterstreichen den Anspruch der Klinikgruppe, Innovation, Effizienz und Patientensicherheit konsequent voranzutreiben.

Das sagt Siegfried Bultmann, Prokurist, Zentrale Geschäftsleitung Bau/Technik/IT der m&i-Klinikgruppe Enzensberg:

Wie viele Jahre arbeiten Sie bereits mit einem CAFM-System?
Seit 22 Jahren (2003)
Was hat Sie dazu bewegt, den Wechsel zu einer neuen CAFM-Software einzuleiten?
In der aktuellen Version, die wir benutzen, waren viele wichtige Inhalte nicht implementiert.
Gab es ein Schlüsselerlebnis oder konkrete Anforderungen, die mit dem alten System nicht mehr abbildbar waren?
Nein. Die Entscheidung ist über einen längeren Zeitraum entstanden, da man ein CAFM-System nicht einfach so wechselt.
Welche Hürden oder kritischen Punkte haben Sie im Projektverlauf als besonders herausfordernd erlebt?
Das Verständnis der Mitarbeiter, sich auf Neuerungen einzulassen, selbst dann, wenn es ihre Arbeit erleichtert.
Wie haben Sie den straffen Zeitplan von sechs Monaten für die Umstellung gemeistert?
Klare Aufgabenverteilung und zeitnahe Absprachen des aktuellen Projektstandes.
Welche Rolle spielte die agile Projektmethodik (SCRUM) in einer erfolgreichen Projektumsetzung?
Eine große Rolle, da man jederzeit den aktuellen Status kommunizieren konnte und Probleme und Herausforderungen direkt bekannt wurden.
Wie sind Sie mit Rückschlägen im Projekt umgegangen?
Im Bewusstsein, dass bei so einer Umstellung Probleme auftreten und Herausforderungen teilweise nicht berechenbar sind, gab es hier keine großen Rückschläge.
Wo sehen Sie den größten Nutzen im täglichen Betrieb durch das neue System?
Kein Mehraufwand für Weiterentwicklung des Altsystems. Einfache Auswertungen aller möglichen Kennzahlen. Übersichtliche Transparenz.
Wie wirkt sich das neue CAFM-System auf Effizienz, Transparenz und Patientensicherheit aus?
Im aktuellen Projektstatus sind die Voraussetzungen geschaffen worden, die Effizienz und die Patientensicherheit im Wesentlichen zu erhöhen, wobei dies noch einige Zeit dauern wird, bis das System komplett im Einsatz ist (alle Berufsgruppen damit arbeiten können).
Welche weiteren Prozesse oder Module möchten Sie künftig in NOVA-FM abbilden?
Schnittstellen zu Prüfungssoftware von z. B. Medizinprodukten, Abrechnungssystemen der Klinikgruppe.
Wie sehen Sie die langfristige Bedeutung des CAFM-Systems für Ihre Klinikgruppe?
Es hat eine große Bedeutung, da viele Dokumentationen (wer/wann/was/wo) digital erfasst werden müssen, um effizientes Arbeiten zu gewährleisten.

Das sagt Amir Frayhat, Geschäftsführer bei der HSD GmbH:
„Als Geschäftsführer war es mir ein besonderes Anliegen, dieses CAFM-Projekt aufgrund des engen Zeitplans persönlich und intensiv zu begleiten. Von Anfang an war klar: Nur durch eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten können wir dieses ambitionierte Ziel erreichen. Ein besonderer Dank gilt daher auch unserem Auftraggeber,  der durch eine klare Zielvorstellung und der Bereitstellung der notwendigen Ressourcen maßgeblich zum Gelingen des Projekts beigetragen hat. Natürlich spielt das Budget eine wichtige Rolle – doch letztlich stehen und fallen Projekte mit den Persönlichkeiten, die sie tragen. Hier hat sich einmal mehr gezeigt, wie wertvoll engagierte und entscheidungsfreudige Partner sind.“