CAFM mit NOVA: Alle Module von A-Z

HSD NOVA-FM bildet das technische, kaufmännische und infrastrukturelle Facility Management vollständig ab. Rechtssicher und GEFMA-, MPG-konform

Mit dem Abfallstoffmanagement wird eine Klassifizierung der Abfallstoffe für den Transport und die Lagerung durchgeführt. Es werden die Lagerorte, –mengen und –verbräuche sowie die Zuordnung von Formularen und Genehmigungen über die Dokumentenverwaltung dokumentiert. Des Weiteren bietet dieses Modul eine ausführliche Unterstützung bei der Erstellung von Entsorgungs- und Sammelnachweisen.

Ergänzt wird dieses Modul durch das Gefahrstoffmanagement.

Dieses Modul bietet eine flexible und strukturierte Verwaltung der Geräte- und Anlagenbestände, die in einem übersichtlichen Systembaum strukturiert werden. Den Anlagen und Geräten lassen sich beliebige Ausstattungen zuordnen (z.B. Zubehör, zusätzliche Bauteile, Schnittstellen, installierte Software usw.). Über hinterlegte Geräteartenkataloge können die Anlagen und auch die Einzelkomponenten klassifiziert werden. Es werden sowohl eigene Anlagen-/Gerätearten als auch vorhandene Kataloge z.B. Kostengruppe nach DIN 276 oder REG-IS (Rödl & Partner) unterstützt. Bei IT-Geräten lassen sich zusätzlich Netzwerkparameter erfassen, z.B. MAC- oder IP-Adresse.

HSD NOVA-FM bietet alle Leistungsmerkmale, um die verantwortungsvollen Aufgaben im Anlagen und Gerätemanagement gesetzeskonform zu erledigen. Dieses Modul bietet eine flexible und strukturierte Verwaltung der Geräte- und Anlagenbestände, die in einem übersichtlichen Systembaum strukturiert werden. Den Anlagen und Geräten lassen sich beliebige Ausstattungen zuordnen (z.B. Zubehör, zusätzliche Bauteile, Schnittstellen, installierte Software usw.).
Das Herzstück ist der Geräteartenkatalog, wobei die Gerätearten / Gerätetypen in NOVA ganz besonders im Sinne der Medizintechnik verwaltet werden. Unterstützt werden sowohl eigene Gerätearten / Gerätetypen als auch vorhandene Kataloge z.B. nach DIN 276 oder emtec Geräteklassifikation IMT für MP usw. Ob also Dräger Evita V300, B. Braun Infusomat Space, Philips HeartStart XL oder Siemens Mobilett Plus 40: Über den Katalog werden Prüftermine, Service und Wartung, Sicherheitsmeldungen, Einweisungen und vieles mehr hinterlegt – für alle betroffenen Geräte gleich und in hoher struktureller Qualität. Alle für die Medizintechnik relevanten Gerätemerkmale sind vorhanden – von der gesetzlichen Eingruppierung bis zur hochwertigen Klassifizierung. Selbstverständlich ermöglicht HSD NOVA-FM das fachlich übergreifende Zusammenarbeiten z.B. mit der Betriebs- und Haustechnik oder der IT. Strukturiert werden die Daten über die Mandantenzuordnung. Das durch die tägliche Arbeit permanent geführte Medizinproduktebuch kann jederzeit aktuell ausgedruckt werden. Dies gilt auch für die Bestandsliste nach MPG.

Mit Hilfe des Moduls Arbeitsplatzmanagement können alle vorhandenen Arbeitsplätze mit einer Zuordnung zum entsprechenden Raum angelegt werden. Eine anschließende Buchung für eine Person oder Firma mit Angabe des Zeitraumes bilden die Basis für eine kostenstellenbezogene interne oder externe Abrechnung. Per Knopfdruck lässt sich die vorhandene Arbeitsplatzauslastung ermitteln und optimieren. Freie Arbeitsplätze lassen sich so leicht finden. Dem Arbeitsplatz können feste Inventare, wie z.B. ein Schreibtisch oder Stuhl, zugeordnet werden. Bei einem Umzug des Arbeitsplatzes werden die zugeordneten Inventare ermittelt und ziehen automatisch mit um. Mit Anbindung der CAD-Schnittstelle lassen sich die Arbeitsplätze mit den zugeordneten Objekten (wie z.B. Personen oder Firmen) innerhalb von CAD-Plänen visualisieren.

Das Modul Arbeitssicherheit umfasst die Dokumentation der Arbeitsmittel, deren Gefährdungsbeurteilung und die notwendigen Schutzmaßnahmen. Außerdem lassen sich die wiederkehrenden Prüfungen z.B. DGUV V3 und Unterweisungen planen, überwachen und dokumentieren. Es stehen Berichtsvorlagen für das Arbeitsmittelkataster gemäß §3 BetrSichV und das Arbeitsmitteldatenblatt zur Verfügung.

Das Auftrags- und Instandsetzungsmanagement ermöglicht die Erstellung und Dokumentation von internen und externen Instandsetzungsaufträgen. Jedem Auftrag kann ein Objekt, z.B. ein Raum oder eine Anlage/Gerät, zugeordnet werden, wodurch die Aufwände (Kosten) auf diese Objekte gebucht werden.
Jegliche Leistungen sowie Materialien zur Instandsetzung können komfortabel dokumentiert werden, sodass eine transparente Historie zu einem Objekt verfügbar ist.

Das Baumkataster ermöglicht die Anlage und Verwaltung von Bäumen mit allen relevanten Stammdaten-Informationen. Jedem Baum können Regelkontrollen anhand von wiederkehrenden Terminen hinterlegt werden. Diese werden mit einer entsprechenden Vorlaufzeit den zuständigen Mitarbeitern angezeigt. Auf Basis von zentralen Checklisten können die Termine einzeln oder in Form eines Sammelauftrages abgearbeitet werden. Die gesamte Historie inkl. eines Journals wird an jedem Baum detailliert angezeigt.  In Verbindung mit dem CAD-Viewer können die inventarisierten Bäume innerhalb des Außenplans visuell dargestellt werden, um z.B. eine grafische Auswertung der Terminfälligkeiten darzustellen.

Siehe auch Projektmanagement

Innerhalb des Bauprojektmanagements werden alle relevanten Phasen abgebildet. Einem Projekt kann eine Kostenschätzung nach unterschiedlichen Kriterien hinzugefügt werden, z.B. nach Gewerk oder DIN 276. Die interne oder externe Vergabe von Aufträgen mit Terminvorgaben und Abrechnungsverfahren wird ebenfalls gewährleistet, d.h. hundertprozentige Kosten- und Terminkontrolle. Die Erstellung von Berichten per Knopfdruck, z.B. eines Bauausgabebuches zur Kostenverfolgung, ist jederzeit möglich.

NOVA bietet ein modernes Berichtsdesign auf Basis von List & Label, das einfach und schnell das automatische Erstellen von hochprofessionellen Berichten, Tabellen, Grafiken und Dokumenten aus beliebigen aktuellen Daten ermöglicht. Die Berichte können als bereits vorgefertigte Vorlagen dem System, einzelnen Mandanten, Benutzergruppen oder Einzelbenutzern hinterlegt werden. Erstellte Berichte lassen sich im Anschluss drucken, in einem Präsentationsmodus anzeigen, in eine Vielzahl von Formaten wie Acrobat PDF, Microsoft Excel und Bilddateien exportierten oder per Mail verschicken.

Ein Budget ist die Grundlage jeder umfassenden Finanzplanung. Das Modul Budgetierung bildet eine Analyse, die die aktuelle Situation widerspiegelt sowie Stärken, aber auch Schwachpunkte aufzeigt. Das Modul ist ein leistungsstarkes Instrument für diese Bestandsaufnahme und ermöglicht eine sofortige Kostenanalyse eines gewählten Jahres auf Basis der erstellten Bewertungskriterien. Mit diesem Budgetmanagement können Sie einfach und nach eigenen Kriterien das Budget für das kommende Jahr generieren. Man sieht auf einem Blick, wie weit das Budget ausgeschöpft ist. Selbstverständlich können mehrere Budgets angelegt werden, z.B. auch für Projekte.

Das CAD-Modul besteht aus einem leistungsstarken Viewer und Editor, der sich wahlweise im Windows- und/oder Web-Client integrieren lässt. Eingelesene Zeichnungen, z.B. im DWG-Format, werden automatisch mit den Flächendaten verknüpft und es entsteht eine bidirektionale Schnittstelle zwischen Datenbank und Zeichnung. Darüber hinaus können Inventardaten, z.B. Anlagen, Geräte oder Möbel, aus den Zeichnungen mit der Datenbank verknüpft werden. Das Einfärben von Flächen nach unterschiedlichen Kriterien, z.B. nach Kostenstellen, Bodenbelägen oder Flächennutzungsarten nach DIN 277, ist ebenfalls jederzeit möglich. Das integrierte CAD-Modul bietet alle wesentlichen Funktionen für eine grafische Verwaltung aller Flächendaten.

Das HSD-Dashboard – interaktiv bedienbar

Das HSD-Dashboard ist ein Hightech-Reporting-Tool, das dem Anwender bei den steigenden Anforderungen an Zahlen und Auswertungen mit einer flexiblen und lebendig gestalteten grafischen Darstellung hilfreich und dabei schnell zur Seite steht. Das Dashboard kann z.B. kritische Prozesse, Projekte und alltägliche Daten in verschiedensten Arten von Berichten und Diagrammen zusammenfassen. So erhält der Anwender jederzeit aussagekräftige Kennzahlen, wodurch kritische Trends frühzeitig erkannt und Chancen schneller genutzt werden können. Aufgrund der intelligenten Verwendung von Web-Technologien ist das Dashboard nicht auf ein Betriebssystem beschränkt, sondern kann direkt vom Browser des PCs, Tablets oder Smartphones aufgerufen werden.

Mit dem Datenfeld-Editor können individuelle Felder innerhalb der Datenbank angelegt werden. Von einfachen String-Feldern bis hin zu Datums- und Referenzfeldern werden alle Feldtypen unterstützt. Mit dem Masken-Designer können diese speziellen Felder in der jeweiligen Maske platziert werden.

Dokumente jeder Art strukturiert abzulegen und wieder zu finden, ist eine unabdingbare Voraussetzung für effizientes Arbeiten. HSD NOVA-FM unterstützt alle gängigen Dokumententypen z.B. Text-, Bild-, PDF- oder CAD-Dateien. Das Dokumenten-Management ermöglicht eine Zuordnung von Dokumenten zu Objekten, z.B. Raum, Person oder Gerät. Speicherort ist die zentrale Datenbank oder ein externer File-Server. Die Zuordnung zu Objekten erfolgt kinderleicht per Drag & Drop. Jeder Datei kann bei Bedarf eine Revisionierung hinterlegt werden, so dass man jederzeit die aktuelle Fassung im Zugriff hat und auch die Historie eines Dokumentes nachvollziehbar ist.

Ein besonderes Highlight:
Jedem Dokument können Schlagworte für die anschließende Suche zugeordnet werden.

In Bezug auf die ISO 50001 bietet dieses innovative NOVA-Modul eine Dokumentations- und Auswertungsbasis für ein zeitgemäßes Energiemanagement mit allen Synergieeffekten.

Die wichtigsten Leistungsmerkmale:

  • Abbildung der Zählerstruktur
  • Unterstützung bei Zählertausch
  • Erfassung der Ablesewerte (manuell oder per Import aus z.B. GLT)
  • Abbildung von virtuellen Zählern mit Verknüpfung zum Verbrauchs- oder Produktionsserver
  • Umrechnung der Ablesungen in Heizwerte (kWh)
  • Berechnung des Emissionsfaktors (CO2-Äquivalent)
  • Bereinigung von Ablesungen auf Grund von Witterungsverhältnissen (Zuordnung eines Gradtagszählers)

Siehe Abfallstoffmanagement

Für den Bereich Einweisungen haben wir eine einfache, übersichtliche  Erfassungsmaske entwickelt, die einem ohne viel Aufwand einen schnellen Überblick über den Ist-Zustand gibt. Das Einweisungsmanagement wird im Service Center aufgerufen und ist, da webbasiert, überall verfügbar, d.h. die Dokumentation kann direkt durch den Gerätebeauftragten auf den Stationen erfolgen.

Dies sind weitere hilfreiche Funktionen für das rechtssichere Einweisen in NOVA:

  • Einweisungen mehrerer Personen aus einer Liste in einem Schritt
  • Rechtssichere und revisionssichere Dokumentation nach MPG und MPBetreibV
  • Übersicht von nicht eingewiesenem Personal auf Gerätetypen in einer Matrix
  • Unterschriftsfertige Ausgabe von Einweisungsprotokollen direkt aus der Erfassungsmaske
  • Unterschriebene Einweisungsdokumente können der elektr. Einweisung direkt hinzugefügt werden (z.B. per Drag&Drop)

Das Flächenmanagement ermöglicht die übersichtliche, zentrale Verwaltung von unterschiedlichen Objekttypen, z.B. Liegenschaften, Gebäude, Ebenen und Räume, die individuell erweitert werden können. Jeder Objekttyp, aus dem die einzelnen Objekte erzeugt werden, hat individuelle Attribute z.B. Raumnummer, Raumgröße (m²), DIN277 usw. Alle Objekte werden hierarchisch in einer Baumstruktur zum freien Navigieren dargestellt. Zusammen mit den Modulen Gerätemanagement oder Schlüsselmanagement lassen sich die zugeordneten Objekte innerhalb der Baumstruktur abbilden. Die vordefinierten Standardobjekttypen besitzen eine Reihe von Standardmerkmalen: Journal-Funktion bei Änderungen, Auflistung der angefallenen Kosten u.v.m.

Die Fuhrparkverwaltung ermöglicht die Anlage und Verwaltung von jeglichen Fahrzeugtypen mit allen relevanten Stammdaten. Jedem Fahrzeug können wiederkehrende Termine, z.B. Wartungs- und Inspektionstermine, hinterlegt werden. Diese werden mit einer entsprechenden Vorlaufzeit den zuständigen Mitarbeitern angezeigt. Jedes Fahrzeug kann einem Mitarbeiter zugeordnet oder als Pool-Fahrzeug deklariert werden. Dazu gehören auch die Dokumentation eines Fahrtenbuches und die Ablage von jeglichen Dokumenten zu einem Fahrzeug.

Siehe Real Estate Management

Siehe Arbeitssicherheit

Mit dem Modul Gefahrstoffmanagement können alle vorhandenen Arbeits- und Gefahrstoffe zentral angelegt und das Gefahrenpotenzial bestimmt werden. Die Generierung eines Gefahrstoffkatasters mittels Berichtsdesigner rundet dieses Modul ab.

Siehe auch Modul Abfallstoffmanagement.

Siehe Anlagen- und Gerätemanagement

Jedem Objekt, z.B. einer Anlage oder einem Gebäude, kann ein Gewährleistungszeitraum hinterlegt werden. Im Falle einer Störmeldung erhalten die Auftragsbearbeiter den aktiven Hinweis, dass z.B. für dieses Objekt noch Gewährleistung besteht. An dieser Stelle beginnt das Gewährleistungsmanagement: Der Mangel kann klassifiziert erfasst und bewertet werden. Fristen zur Nachverfolgung können eingegeben und überwacht werden. Der gesamte Schriftverkehr wird zentral hinterlegt und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf im Falle eines Gewährleistungsanspruches.

Das Instandhaltungsmanagement mit HSD NOVA-FM unterstützt die rechtssichere Planung, Durchführung und Überwachung von Prüfungen sowie Inspektions- und Wartungsmaßnahmen für die Geräte. Sämtliche gesetzlich geforderten Prüftermine, Herstellervorgaben sowie weitere Maßnahmentermine können hinterlegt werden.

Die wichtigsten Leistungsmerkmale:

Angelegte Prüfungsarten mit einer Intervallangabe und Prüfvorschriften, wie z.B. STK, DGUV V3, VDI oder AMEV-Richtlinien, können entsprechenden Objekten mit einer Priorisierung zugeordnet werden.

Benachrichtigung anstehender Termine z.B. per E-Mail. Darüber hinaus stehen diverse Berichte oder Kalenderansichten (mit Outlook Kalenderabgleich) zur Verfügung.

Direkte Ansteuerung aller gängigen Prüfsysteme, teilweise auch über WLAN! Eine Fremdsoftware für den Batchmodus als auch in der Direktansteuerung wird nicht benötigt.

Innerhalb der Prüfmaske erhält man eine Übersicht aller Prüfschritte und des aktuellen Prüfschrittes in einer Ansicht, die Durchführung der Prüfung kann vollständig per Tastatur erfolgen.

Während des Prüfens erfolgt eine automatische Ergebnisberechnung pro Prüfschritt und das Gesamtergebnis. Freie Definition von Grenz- und Toleranzwerten sowie bedingten Prüfschritten.

Eine Vielzahl an Prüfsystemen der Hersteller Bender, Gossen Metrawatt, Metlog, Rigel Medical und S.P.L. Elektronik sind eingebunden!

Mit Hilfe der Inventarverwaltung ist die Erstellung eines einfachen und erweiterten Inventarverwaltungskataloges möglich. Der einfache Inventar- bzw. Ausstattungsverwaltungskatalog besteht aus einem Typ und einer optional dazugehörigen Kostengruppe. Dieses einfache Inventar kann einem Objekt, z.B. einem Raum, mit einer Anzahl zugeordnet werden. Das erweiterte Inventar ermöglicht die Angabe von weiteren Informationen, z.B. Baujahr oder Hersteller. Außerdem kann dem erweiterten Inventar ein Prüfungstermin hinterlegt werden und alle Bewegungen (Störungen, Aufträge und Durchführungen) werden mit hinterlegten Kosten angezeigt.

Dieses sehr hilfreiche Modul verwaltet interne und externe Kosten. Sowohl Wartungs- und Instandsetzungskosten als auch Beschaffungs- und sonstige  Kosten können strukturiert, z.B. nach DIN 276, erfasst und ausgewertet werden. Die Erfassung kann unterschiedlich erfolgen, manuell auf Basis von Belegvorlagen oder mit Hilfe einer Importdatei bzw. Schnittstelle zu einem kfm. Rechnungserfassungssystem. Die Kosten können nach verschiedenen Kontierungsverfahren auf beliebig vielen Objekten, z.B. Geräte oder Räume, auf Kostenstellen oder Sachkonten gebucht werden. Mit Hilfe von diversen Kostenverteilungsverfahren kann eine komfortable Verteilung durchgeführt werden, z.B. eine prozentuale Verteilung je Anlage/Gerät.

Das Modul Kundenmanagement ermöglicht die umfangreiche Verwaltung von Unternehmen und Einzelpersonen inkl. der Hinterlegung mehrerer Kontaktadressen, Telefonnummern, Email-Adressen und Standorten pro Unternehmen oder Einzelperson. Beziehungen zwischen Unternehmen in Form von Wettbewerbern, Alternativanbietern oder Partnerunternehmen können ebenso erstellt werden wie zwischen Unternehmen und Einzelpersonen.

Der Legenden-Editor ermöglich die freie Erstellung von individuellen Legenden (Referenztabellen). In Kombination mit dem Datenfeld-Editor lassen sich die neuen Felder innerhalb dieser Legenden positionieren. Die erstellten Legenden bzw. die darin enthaltenen Felder werden ebenfalls mit dem Masken-Designer an die gewünschte Maskenstelle positioniert.

Siehe Real Estate Management

Der Masken-Designer ermöglicht die individuelle Anpassung aller Oberflächen an unterschiedlichste Benutzergruppen, Einzelmandanten etc. Sämtliche Felder können ein- und ausgeblendet sowie frei positioniert und konfiguriert werden.

Mit der Materialwirtschaft ist es möglich, unterschiedliche Lagerorte zu definieren und einen lagerunabhängigen Artikelstamm (Material) aufzubauen. Je nach aktivem Mandanten kann der Zugriff auf bestimmte Lagerorte und / oder -artikel beschränkt werden.

Der Durchgriff auf das Service Management ermöglicht es, mit Hilfe der internen Belegerfassung, Lagerartikel Durchführungen und Aufträgen zuzuordnen, wodurch ein durchgehender Prozess gewährleistet werden kann.

Durch entsprechende Erweiterungen kann z.B. direkt aus der Erfassung der Eingangsrechnungen heraus auf die Materialbestellungen zugegriffen und gebucht werden. Außerdem ist es möglich Bestell- oder Angebotsanforderungen zu erstellen, auch als Sammelbestellungen.

Die Medienkreise eines Gebäudes z.B. Stromkreise, WLAN, VLAN, IT-Netzwerk, Druckgasanlagen, Wasseranlagen usw. lassen sich als Objekte erfassen. Zu diesen Objekten lassen sich Störungen melden, Aufträge anlegen, Durchführungen dokumentieren, wiederkehrende Prüfungen und Wartungen definieren, überwachen und dokumentieren. Durch die Verknüpfung mit anderen Objekten z.B. Geräten, Räumen usw., erhält der Anwender sehr schnell einen Überblick über die Auswirkungen bei einer Abschaltung eines Stromkreises. Weiterhin unterstützt dieses Modul beim Risikomanagement nach IEC 80001, da hierüber die Gefährdungen beim Anschluss eines Medizinproduktes an ein IT-Netzwerk beurteilt werden können.

Das neue NOVA Mietmanagement ermöglicht die komfortable Verwaltung von Wirtschafts- und Mieteinheiten. Jeder Mieteinheit können eine Vielzahl von Raum- und Flächendaten zugeordnet werden. Die frei konfigurierbaren Umlageschlüssel innerhalb der Kostenerfassung, z.B. Umlage pro qm, nach GIF oder DIN277, ermöglichen die Erstellung einer flexible Nebenkostenabrechnung für jeden Mieter.  In Kombination mit den Modulen Vertragsmanagement und dem integrierten CAD-Viewer können Sie alle relevanten Kenndaten perfekt verwalten und erhalten eine transparente Visualisierung der Mieteinheiten.

Im Zeitalter der Digitalisierung sind Informationen in Echtzeit und in komfortablem Format unabdingbar. Hierfür bietet HSD NOVA-FM eine Vielzahl von Möglichkeiten an. NOVA ist eine durchgängige Anwendung für alle Clients und mit dem Mobile-, Web- und Offline-Clients stehen auf allen modernen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder auch Notebook, alle relevanten Daten jederzeit zur Verfügung. Mit dem Offline-Client können alle oder ausgewählte Daten auf einem Notebook offline bereitgestellt werden, sodass ein Arbeiten ohne Verbindung zu Datenbank jederzeit möglich ist. Sobald die Verbindung zum Server hergestellt wird, werden die Daten automatisch an und vom Server synchronisiert. Der Web Client benötigt für den Zugriff auf die Daten nur einen Browser. Somit können alle relevanten Daten, analog zum Windows-Client, überall abgerufen werden. Der NOVA-Web-Client verfügt über alle Funktionen des Windows-Client, der lediglich über noch mehr Komfort- und Administratorfunktionen verfügt. Wir haben bereits Kunden, die HSD NOVA-FM vollumfänglich als reine Web-Lösung nutzen.

Mit dem Modul Organisationsverwaltung werden die Abteilungen, Stationen, Kostenstellen und Kontenrahmen eines Unternehmens übersichtlich abgebildet. Eine individuell gestaltbare Hierarchie ermöglicht die Darstellung aller relevanten Organisationsstrukturen und somit die Abbildung der betriebseigenen Organigramme, Kostenstellenstrukturen und Kontenrahmen. Das Personal oder die Räume werden in der Regel einer Kostenstelle zugeordnet, um hinterher eine kostenstellenbezogene Auswertung durchzuführen. Bei Bedarf lassen sich bereits vordefinierte Kontenrahmen in  NOVA hinterlegen, z.B. die Kontenrahmen nach DIN 18960 oder DIN 276.

Das Parkraummanagement unterstützt bei der Verwaltung des verfügbaren Parkraums. Dies umfasst die Zuordnung konkreter Stellplätze an eine und mehrere Personen (Arbeitsschichten), die Ausgabe von Parkkarten und auch die Zuordnung von berechtigten Kraftfahrzeugen zu den jeweiligen Personen.

Das NOVA-Projektmanagement ermöglicht die Erstellung und transparente Verwaltung von Projekten, in denen alle Projektbeteiligten eingebunden werden können. Es spielt dabei keine Rolle, ob ein Bauprojekt oder eine jährliche Investitionsplanung abgebildet werden sollen. Ein Projekt bildet hierbei die Klammer von unterschiedlichen Aufgaben und Aufträgen, die an internen Ressourcen oder extern Firmen vergeben werden können. Die gesamte Historie zu einem Projekt wird übersichtlich angezeigt.

Siehe Instandhaltung, Prüfen und Messen

Mit dem Raumbuch werden alle relevanten Daten zu einem Raum, wie Kosten, Ausstattungen, Abmessungen, Termine erfasst und verwaltet. Das Raumbuch kann bei Bedarf um das Flächenmanagement erweitert werden. Mit diesem Modul können Sie Flächen bis ins Detail erfassen und den gesamten Raumbestand, z.B. für Ausschreibungen, schnell zusammenfassen. Die ideale Grundlage auch für das Reinigungsmanagement

Das Real Estate Management umfasst alle Anforderungen an eine Software zur professionellen Bewirtschaftung und Ausrüstung von Gebäuden. Es werden alle Prozesse in der Instandhaltung sowohl der Gebäude als auch der technischen Ausrüstung durch die entsprechenden Module abgebildet inkl. der technischen und der kaufmännischen Dokumentation. Die Gebäude, Etagen und Räume lassen sich in einer Standortstruktur visualisieren. Aus den Räumen und Gebäuden besteht ein direkter Durchgriff auf die technischen Installationen und Anlagen. Die Flächen können im CAD-Modul nach beliebigen Kriterien eingefärbt und schraffiert werden. Aus dem Raumbuch kann direkt auf die entsprechende Fläche in der CAD-Zeichnung gezoomt werden. Das Real Estate Management wird durch alle dazugehörigen Module ergänzt und bildet so den Rahmen zum effizienten Arbeiten im FM. Dazu gehören auch die Schnittstellen zu anderen Systemen z.B. ERP, GLT etc.

Eine komfortable Rechnungsstellung mit und ohne Bezug zu den internen und externen Kosten ist möglich. So kann z.B. auf Basis eines Auftrages eine Rechnung erstellt werden, in der alle internen und externen Aufwände weiterberechnet werden. In einem Überführungsassistenten können alle oder nur die mit „weiterberechnen“ gekennzeichneten Positionen in eine Ausgangsrechnung überführt werden. Auf Basis von Rechnungsvorlagen und standardisierten Textbausteinen können Ausgangsrechnungen mit Hinterlegung von Zahlungszielen erstellt werden.

Dieses Modul deckt alle Bereiche eines modernen Reinigungsmanagements ab. So lassen sich Reinigungsreviere definieren und mit Dienstleisterverträgen verknüpfen, wobei in den Verträgen der Leistungsumfang erfasst werden kann. Über das Modul werden Termine, Reinigungsintervalle / –zyklen definiert und überwacht. Bereits durchgeführte Reinigungen können zu QM-Zwecken im System kontrolliert werden, inkl. der detaillierten Dokumentation der Ergebnisse. Dieses Modul unterstützt auch intelligent in Angebotsanfragen bei Dienstleistern durch schnelle Bereitstellung der notwendigen Flächendaten. Das Reinigungsmanagement kann für viele Anwendungsszenarien wie z.B. Raumreinigung, Glasreinigung, Winterdienst, Außenreinigung, Schädlingsbekämpfung etc., eingesetzt werden.

Die Ressourcenplanung unterstützt Sie durch eine grafische Kalenderoberfläche, um interne und externe Mitarbeiter einfach und gezielt Projekten zuzuordnen. Die betroffenen Mitarbeiter erhalten hierüber schnell und einfach eine aktuelle Einsatzübersicht. Eine Übersicht von Soll- und Ist-Zeiten, z.B. für Wartungsaufträge oder Raumbegehungen, kann ebenfalls generiert werden. Für umfangreiche Projekte können verschiedene Mitarbeiter zu Ressourcengruppen zusammengefasst werden. Neben den einzelnen Personen stehen in diesem Modul auch Geräte und Räume für eine zeitliche Disposition zur Verfügung.

Immer mehr aktive Medizinprodukte weisen Netzschnittstellen auf und werden in das bestehende Netzwerk eingebunden. Dies ist mit erheblichen Risiken verbunden!

Das Risikomanagement in HSD NOVA-FM ermöglicht die Zuordnung von Risikobewertungen zu Verwaltungsobjekten, z.B. Gerät oder Medienkreis. Die Risikobewertung setzt sich aus einem Bewertungstext und einer Risikomatrix – Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß – zusammen. Diese Risikomatrix kann über eine Checkliste automatisch ermittelt werden. Daraus resultiert die Risikoklasse, die im Verwaltungsobjekt angezeigt wird.

Jede Risikobewertung besitzt einen eigenen Status und bietet dadurch in allen Lebenszyklusphasen des Verwaltungsobjektes eine transparente Darstellung. Man kann unterschiedliche Risikobewertungen durchführen, nach DIN EN 80001-1 oder auch für eine andere Gefährdungsbeurteilung.

Speziell für die DIN EN 80001-1 wird bei einem Anschluss eines medizintechnischen Gerätes an einen Medienkreis, z.B. Netzwerk (LAN), eine Maßnahmencheckliste angezeigt, die durch den Anwender bestätigt werden muss. Beim Anschluss eines Gerätes an den Medienkreis werden die Risikoklassen miteinander verglichen und der Anwender erhält ggf. einen Hinweis über eine unzulässige Installation.

Alle Risikobewertungen stehen in einer auswertbaren Form zur Verfügung, sodass alle nicht bewerteten Verwaltungsobjekte schnell und übersichtlich dargestellt werden können.

Das Service Center ist die zentrale Online-Anlaufstelle für alle Mitarbeiterbelange. Störungen melden, Räume reservieren, externe Besucher anmelden oder auch Geräteeinweisungen dokumentieren, ist durch eine besonders anwenderfreundliche Oberfläche schnell und sehr einfach durchzuführen.

Auf Ergonomie und Klarheit wird hier besonderen Wert gelegt, um wirklich allen Mitarbeitern gerecht zu werden. Telefon-Hotline war gestern. Störungen jeglicher Geschäftsabläufe können im Nova Service Center mit der Verknüpfung von konkreten Geräten, Räumen und Gebäuden sowie meldenden Personen für das Ticketing-System online aufgenommen werden. Das Modul integriert sich nahtlos in das bestehende Intranet und übernimmt das gewohnte Corporate Design.

Im Service Management nach ITIL-Standard werden die Bewegungselemente Meldungen, Probleme, Aufträge und Durchführungen verwaltet, ganz gleich ob die Meldungen aus dem Service Center eingegeben wurden oder ob es sich um einen externen Auftrag handelt. Mit Hilfe des Planungsassistenten können sehr komfortabel Sammelaufträge für Prüfungen erstellt werden. Innerhalb der Bewegungselemente können die Belege verwendet werden, die an dieser Stelle ebenfalls eigesehen werden können. Außerdem können hier die durchgeführten und pausierten Prüfungen sowie Einweisungen eingesehen und verwaltet werden.

Die Schlüsselverwaltung beinhaltet alle relevanten Elemente zur professionellen Verwaltung von Schließanlagen und Schließsystemen, z.B. Schlüssel, Schließzylinder und Chipkarten. Dokumentiert werden die Prozesse Ausgabe, Rückgabe oder auch der Verlust. Ein Schlüssellager gibt einen Überblick der vorhandenen Schlüssel sowie eine automatische Erinnerung zur Nachbestellung von Schlüsseln – ganz gleich ob Einzel- oder Gruppenschließungen, Hauptschließungen etc.. Eine frei definierbare Hierarchie bildet die Basis für eine lückenlose Bestandsdokumentation. Mitgelieferte Druckvorlagen bieten dem Anwender die Möglichkeit, die dynamischen Prozesse wie die Schlüsselausgabe als Ausdruck zu generieren. Zusammen mit der grafischen Visualisierung von Schließanlagen in Form von Schließplänen und einer CAD-Visualisierung ist dieses Modul eine unverzichtbare Basis für eine übersichtliche und kompromisslose Schlüsselverwaltung.

Mit dem Umzugsmanagement lassen sich alle Aspekte eines Umzuges komfortabel verwalten. So können z.B. Umzüge innerhalb eines Gebäudes oder auch liegenschaftsübergreifend durchgeführt werden. Darüber hinaus können unterschiedlichste Umzugsszenarien definiert und durchgespielt werden. Durch die CAD-Integration lassen sich diese Umzugsszenarien auch in der CAD-Zeichnung visualisieren, bzw. können Änderungen direkt im CAD-Plan durchgeführt und in die Variante importiert werden. Jede Variante wird dabei durch eigene Layer gebildet, so dass verschiedene Varianten in der Zeichnung übereinander gelegt und verglichen werden können.

Eine Vielzahl von Verträgen, wie z.B. Mietverträge, Dienstleistungsverträge und Versorgungsverträge können über das Vertragsmanagement direkt mit dem entsprechenden Objekt verknüpft werden. Die Verwaltung von Kündigungsfristen, Laufzeiten, Kosten, etc. bietet ein hohes Maß an Auswertungsmöglichkeiten. Die automatische Terminvorlage sichert die Einhaltung von Fristen und Terminen.

Siehe Instandhaltung, Prüfen und Messen. Kurzfassung hier bei Auflistung aller Module oder ausführlich im Hauptmenü.

Der Workflow-Manager unterstützt intelligent die Individualisierung von Geschäftsprozessen. So können Prozesse in grafischer Form modelliert und mit Programmfunktionen verknüpft werden. Erstellte Workflows können sowohl ereignis- als auch zeitgesteuert ausgeführt werden. Innerhalb der Workflows sind unterschiedlichste Ablaufkontrollstrukturen, wie z.B. Verzweigungen, Schleifen etc. mit programminternen und externen Funktionen und Bedingungen kombinierbar. Hierdurch können hochindividualisierte Schnittstellen zu externen Systemen, Programmablaufsteuerungen innerhalb von NOVA und viele weitere Anforderungen umgesetzt werden.