Medical personnel with Surgical instruments

HSD-ChargenDoc - QM-Software für die rechtssichere Dokumentation in der AEMP/ZSVA

HSD-ChargenDoc ist seit vielen Jahren eine der führenden Softwarelösungen für die Dokumentation der Aufbereitungsprozesse von Medizinprodukten in der AEMP/ZSVA. Die Software arbeitet rechtssicher durch Erfüllung der RKI-Richtlinien.

Der Sterilgut-Kreislauf

Der Kreislauf der Sterilgüter -von der Wiederaufnahme bis hin zur Verwendung am Patienten- wird lückenlos dokumentiert

  • Übersichtliche Anzeige aller Prozesse der angebundenen RDGs in Echtzeit
  • Jederzeit genaue Information über die Verfügbarkeit der Sets
  • Anzeige von Verfahrensanweisungen (einzelne Güter/Sets)
  • Erfassung von unbenutztem Instrumentarium für dynamische Sieboptimierung
  • Perfekte Organisation des gesamten Packvorgangs
  • Packlisten mit bildlicher Darstellung
  • Integrierte Durchlaufkontrolle der Einzelartikel
  • Komfortables und einfaches Packlisten-Management
  • Dokumentation maschineller Sterilisationsprozesse (EN 285)
  • Hinterlegung mehrerer Sterilisationsprogramme, autom. Kontrolle bei Mischbeladung
  • Alle Prozessphasen jederzeit einsehbar
  • Direkter Vergleich mit hinterlegter Validierungskurve
  • Übersichtliche Verwaltung der zentralen/dezentralen Sterilgutläger
  • Überwachung der Haltbarkeitsdaten
  • Bestellsystem für Fallwagen, Sets und Einwegartikel
  • Verfügbarkeitsabruf der Lagerbestände, Dokumentation der Lagerbewegungen
  • Statusmonitor: Aufruf von jedem Set an jedem Standort
  • Kommunikationsplattform zwischen ZSVA und OP, z.B. bei
 defekten Instrumenten, Infektionsrisiken, Reklamationen etc.
  • Informationen zu Sterilgütern (z.B. Verfügbarkeit)
  • Anzeige von Packlisten und Einzelinstrumenten inkl. Bildern
  • Bestellung und Stornierung von Gütern
  • Anzeige und Ausdruck des Hygienepass zum Einzelset
  • Zuordnung zum Patienten inkl. Fall- und OP-ID

Intelligente Chargendokumentation

HSD-ChargenDoc ist ein perfektes QM- und Dokumentationssystem für die Aufbereitung von Medizinprodukten, das den Kreislauf des Sterilguts von der Wiederaufnahme bis hin zur Verwendung am Patienten lückenlos und rechtssicher dokumentiert.

Die Software unterstützt den Betreiber beim Betrieb seines QM-Prozesses nach DIN 13485. Dies umfasst sowohl die manuellen als auch die maschinellen Schritte. Viele hilfreiche Funktionen unterstützen den Anwender in jeder Phase des Aufbereitungsprozesses und geben ihm so Sicherheit in den einzelnen Arbeitsschritten in der Chargendokumentation.

Die intelligente Web-Lösung HSD-ChargenDoc@Web ermöglicht als Ergänzung flexible Verfügbarkeit von Daten über Intranet/Internet bei einmaliger Installation und bietet ein vielseitiges Kommunikationsportal zwischen OP und ZSVA.

HSD-ChargenDoc liefert somit einen wesentlichen Beitrag zu einer optimal organisierten, sicheren und dabei kostentransparenten Aufbereitung von Medizinprodukten in der ZSVA und das auf Basis aktueller Technologien.

Herstellerunabhängigkeit

Bei HSD-ChargenDoc sind Sie frei in Ihrer Entscheidung, mit welchem Anbieter von Reinigungs- und Desinfektionsautomaten, Sterilisatoren und auch weiteren medizintechnische Geräte wie z.B. Barcode-Scannern, Etikettendruckern und Foliensiegelgeräten Sie arbeiten möchten.

Die Anbindung der Sterilisatoren und RD-Maschinen kann sowohl über eine serielle Schnittstelle (RS232), über das Netzwerk als auch über Web-Services erfolgen.

Reinigungs- und Desinfektionsmaschinen –  RDGs
Belimed, BHT, Hamo/Steris, KEN/Lütronic, Maquet/Getinge, Medisafe, Miele, Olympus Steelco

Sterilisatoren
Ass Aigner, Belimed, BMM (Weston UK), Cisa, Getinge, Johnson & Johnson, Lautenschläger, Lütronic Matachana, Maquet/Getinge, MMM, Odelga, PMA Philips, Schaerer, Stiefenhofer, Webeco/Matachana, Zirbus

Barcode-Scanner
Wir haben eine Vielzahl an Herstellern eingebunden.

Etikettendrucker und Foliensiegelgeräte
Wir haben eine Vielzahl an Herstellern eingebunden.

Die Highlights von HSD-ChargenDoc

Rechtssicherheit, RKI-Richtlinien

Rechtssicherheit durch Erfüllung der RKI-Richtlinien.

Hersteller-Unabhängigkeit

Freie Entscheidung, mit welchem Anbieter von Reinigungs- und Desinfektionsautomaten, Sterilisatoren und anderen medizintechnischen Geräten gearbeitet werden soll.

Einfache Bedienbarkeit, Windows-konform

HSD-ChargenDoc ist einfach zu bedienen. Das minimiert spürbar den Schulungsaufwand. Die Software lässt sich komfortabel und hygienisch über Barcodescanner, RFID-Systeme, Touchscreen und Fußschalter bedienen. Die Monitorunterstützung an allen Arbeitsplätzen reagiert sofort bei Fehlbedienungen durch den Anwender und sagt ihm genau, wie er jetzt weiterverfahren soll. Dies gibt dem Anwender Sicherheit, vermeidet lästige, zeitraubende Unterbrechungen und ist somit auch ein wichtiger Beitrag zur termingerechten Versorgung des OPs.

Umfassendes Reporting, Dashboards

Erstellung umfangreicher Statistiken und Auswertungen zu allen erfassten Daten in der ZSVA sowie eine detaillierte Kostenerfassung und -überwachung, auch über mehrere Betriebsstätten. Der integrierte Microsoft Report Builder® bietet vielfältige, aussagekräftige graphische Darstellungen mit Dashboard-Funktionen für das gesamte Reporting. All diese wichtigen Funktionalitäten sind auch auf Basis Web möglich.

Einbindung Identifikations-Systeme

Eingebundene Identifikationssysteme: RFID, DATAmatrix, Kamerasystem, Barcode.

Integrierte Artikelkataloge

Die Artikelkataloge vieler Instrumentenhersteller sind vollständig integriert, bzw. können mitgeliefert werden. Der direkte Zugriff aus den Katalogen erleichtert in hohem Maße die Erfassung von Daten für die Zusammenstellung der Siebe. Eine individuelle Ergänzung dieser Kataloge, z.B. durch eigene Bilder, ist jederzeit passwortgesteuert möglich.

Mandantenfähigkeit Fremdsterilisation

Daten können zentral verwaltet werden und dennoch nach Mandanten getrennt bearbeitet, ausgewertet oder angesehen werden. Auswertungen über alle Mandanten sind sehr einfach möglich. So wird durch die programmgesteuerte Mandantenfähigkeit das Vorhandensein mehrerer Sterilisationseinheiten auf einer Datenbank ermöglicht. HSD-ChargenDoc kann in der gesamten Bandbreite den Anwendern auf dem Teminalserver zur Verfügung gestellt werden.

Customizing, Sprachversionen

Ein intelligenter Designer ermöglicht ein vielseitiges Gestalten der Masken durch den Anwender (Customizing) anhand ganz individueller Anforderungen in der ZSVA. HSD-ChargenDoc ist bereits in vielen Sprachversionen erhältlich.

Arbeitsanweisungen

Integrierte Checkliste der durchzuführenden Aufgaben, bevor die eigentliche Arbeit mit den Sterilgütern gestartet werden kann. Hier können Sie Prüfvorschriften für die Arbeitsplätze hinterlegen. Sind diese Prüfungen nicht durchgeführt, kann dieser Arbeitsplatz gesperrt werden. Z.B. können die täglichen Routinekontrollen der Maschinen damit kontrolliert und dokumentiert werden.

Sieboptimierung

Die Sieboptimierung ist besonders im Bereich der Dienstleistung interessant. Mit diesem Modul kann zu jedem Set/Sieb der aktuelle Status einzelner Instrumente erfasst und dokumentiert werden. Durch die Integration der Artikelkataloge sämtlicher Instrumentenhersteller hat man während der Siebsichtung direkten Zugang zu den jeweiligen Instrumenten. Die Ergebnisse einer solchen Siebsichtung werden direkt in die Datenbank des jeweiligen Anwenders übertragen.

Workflow-Manager

Definition der Abläufe in der Software der zu durchlaufenden Arbeitsstationen eines Siebes. Kontrollfunktion, ob die Stationen in der korrekten Reihenfolge eingehalten worden sind.

Logistikmodul

Das Logistikmodul ist gerade im Bereich der Fremdsterilisation ein elementar wichtiges Tool. Dieses Modul gewährleistet einen absolut transparenten Materialfluss zwischen Sender und Empfänger. Der jeweilige Wareneingang und Warenausgang wird exakt dokumentiert inkl. Lieferscheinausdruck. Auch das Fakturieren ist möglich.

Software-Validierung HSD-ChargenDoc

Im Bereich der Fremdsterilisation ist die Validierung der eingesetzten Softwarelösung zu empfehlen. HSD bietet die Validierung der HSD-ChargenDoc bei Bedarf an. Die Validierung dokumentiert das Vorhandensein einer gesicherten Dokumentation der Aufbereitung in der ZSVA und erleichtert eine spätere Zertifizierung gem. DIN EN ISO 13485. 

Eine Validierung soll den dokumentierten Beweis erbringen, dass die Software die Ergebnisse liefert, die man von ihr erwartet. Die HSD-Validierung bedeutet somit die Sicherheit, dass die Software alle gestellten Anforderungen erfüllt und ist ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements.

Innovativ: Das Elektronische QM-Handbuch

Die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen bei der Aufbereitung von Medizinprodukten in der ZSVA unterliegt permanenten Änderungen. Die ZSVA muss hier ständig auf dem aktuellen Stand sein.

Gesundheitseinrichtungen sind laut § 135a SGB V zu einem internen Qualitätsmanagement verpflichtet. Da die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen bei der Aufbereitung von Medizinprodukten permanenten Änderungen unterliegt, sind daher regelmäßig eigene Recherchen und Implementierungen von Vorschriften notwendig.

Unser elektronisches QM-Handbuch liefert Ihnen hier optimale Unterstützung. Sie erhalten eine präzise Übersicht der von Ihnen hinterlegten Aufbereitungsvorschriften und steuern über dieses Modul einfach und komfortabel die Freigabe neuer Vorschriften und deren Verteilung an die jeweiligen Arbeitsplätze.

Das QMPA®

In Verbindung mit dem QMPA® der Hygienetechnik Nagel GmbH erübrigt sich sogar die eigene Einarbeitung der gesetzlichen Vorgaben. Die Zeit für Recherche und Implementierung neuer Vorschriften entfällt.

Das QMPA® ist ein Qualitätsmanagement-System nach DIN EN ISO 13485:2016 und der DIN EN ISO 9001:2015 speziell zur Aufbereitung von Medizinprodukten (ZSVA und Endoskopie), das nach 13485 zertifiziert werden kann. Es richtet sich inhaltlich konsequent an der DIN-Norm und an den medizinprodukterechtlichen Vorgaben zur Aufbereitung. Dieses QM-System zeichnet sich durch eine absolut praxisorientierte Umsetzung aus und integriert sich sehr einfach in den alltäglichen Arbeitsablauf.

Standardisierte Planungsdokumente für jeden Prozess berücksichtigen alle relevanten Faktoren der einzelnen Prozesse und geben kompakt einen vollständigen Überblick über das jeweilige Verfahren. Dabei werden die Einzelschritte des Medizinproduktekreislaufes innerhalb eines Prozesses in Arbeitsanweisungen abgebildet. Auf diese Weise werden für jeden einzelnen Arbeitsschritt neben der praktischen Vorgehensweise, auch die Zuständigkeiten, die verbundenen Risiken, die notwendigen Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen u.v.a.m. aufgeführt – und das übersichtlich und verständlich in nur einem Dokument!

Weitere Details zum elektronischen QM-Handbuch:

  • Auswahl- und Ankreuzfunktionen führen intuitiv durch die Dokumente. Mit geringem Zeitaufwand können sämtliche Dokumente ausgefüllt und ein komplettes, auf die eigene Abteilung abgestimmtes, QMS erstellt werden
  • Eigene Ergänzungen und mitgeltende Unterlagen können problemlos eingefügt werden
  • Jeder Mitarbeiter hat an jedem Arbeitsplatz jederzeit Zugriff auf aktuelle Dokumente. Dabei erfolgt auch eine Zuordnung der einzelnen Dokumente zu Sieben und Inhalten sowie zu Bereichen.
  • Rechtssicherheit: Aktualisierung der normativen Inhalte und Veränderungen durch Updates. Veränderungen können schnell und problemlos im laufenden Betrieb implementiert werden
  • Automatische Dokumentation der Revisionsstände sowie elektronische Freigabe der Inhalte und Änderungen
  • Eintragung der jeweiligen Berechtigungen per Klick. Hinweismöglichkeiten von Änderungen bei der Anmeldung der Mitarbeiter und elektronische Bestätigung der Kenntnisnahme durch den Mitarbeiter sind möglich